Para millones de personas el manual por excelencia de la productividad personal lo escribió en el año 2001 David Allen. Se trata de Organízate con Eficacia donde exponía los elementos que debían conformar un buen sistema de productividad personal y el flujo de trabajo necesario para gestionar dichos elementos. Esta guía, conocida como GTD por el título original del libro (“Getting Things Done”), era un compendio de los métodos que habían funcionado bien en sus más de dos décadas de experiencia ayudando a todo tipo de profesionales a ser más productivos en su trabajo. Su gran éxito se debe a que ha sido utilizado y validado, de forma empírica, por multitud de adeptos.

Unos años más tarde (2008) y debido al éxito que estaba teniendo esta metodología, Francis Heylighen y Clément Vidal, investigadores de la Free University de Bruselas, decidieron investigar qué fundamentos científicos hay sobre las recomendaciones que hace GTD y publicaron los resultados en un ensayo denominado Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity.

Éste es un resumen de las conclusiones más notables de dicho ensayo.

No confíes en tu memoria para guardar información

Nuestra memoria, a corto y largo plazo, tiene grandes limitaciones, por lo que no es aconsejable confiar en ella para recuperar la información importante justo en el momento en que la necesitemos. Utilizar el cerebro para almacenar información hace que éste se sature, ya que necesita un nivel de actividad neuronal elevado para mantener esa información sin interferencias.

Uno de los principios básicos de GTD consiste en “recopilar todas las cosas que llaman nuestra atención en algún lugar fuera de nuestra cabeza” (una libreta, un ordenador, un sistema de archivos, etc.). Al utilizar una memoria externa, nos aseguramos el poder recuperar exactamente lo que pusimos ahí y conseguimos liberar el estrés asociado a la necesidad de estar recordando todo de manera continua.

Guarda la información de manera que te invite a actuar

Otro de los principales mensajes de GTD es que “se debe guardar la información de forma clara y accionable”, es decir, que invite a la acción en el momento en que la revises.

Cuando revisas tu “memoria externa” para decidir qué vas a hacer, tu cerebro vuelve a activar toda una serie de patrones neuronales que subyacen en cada acción. Si ésta no está bien definida, entonces el cerebro tendrá que realizar de nuevo un gran esfuerzo para entenderla y procesarla.

Si ya hiciste esa reflexión antes (que GTD llama procesar o aclarar), definir la próxima acción a realizar será evidente y no existirá imprecisión ni ambigüedad, por lo que disminuyen el esfuerzo, el nivel de estrés y las posibilidades de procrastinación.

Actúa de acuerdo a la situación en que te encuentres

GTD dice que “la decisión de ejecutar una acción debe depender principalmente de las circunstancias de cada momento” (a esto lo llama contexto).

Una acción solo se puede ejecutar de manera eficiente si tenemos a mano los recursos necesarios, tanto físicos como mentales. Hay entornos que facilitan la realización de determinadas tareas mientras que otros la entorpecen. A nivel mental ocurre lo mismo, en determinados momentos estamos más dispuestos a realizar un determinado tipo de tareas que en otros. Nuestros niveles de energía varían a lo largo de la jornada, y dedicar tiempo a una tarea que requiere un elevado nivel de energía y concentración cuando no estamos preparados para ello, no suele llevar a otra cosa que a perder el tiempo y cometer errores.

Planifica menos y mejora tu capacidad de adaptación

A diferencia de otros sistemas, GTD no hace especial énfasis en definir prioridades, hitos o plazos.

Este tipo de cosas resultan contraproducentes cuando se emplean en tareas sencillas del día a día, ya que requieren un esfuerzo mental importante. En estos casos, unos simples recordatorios sobre lo que se debe hacer producen mejores y más rápidos resultados.

Cada día aparece nueva información, nuevos retos y oportunidades, de modo que los planes y prioridades cambian constantemente. Lo importante, pues, es estar preparados para cualquier cosa, aunque sin olvidar nuestros anteriores compromisos. Este enfoque reactivo permite reducir el impacto de lo inesperado, ya que lo tratamos en el momento en que aparece (en realidad, cuando es más fácil tratar con algo).

Planificar sigue siendo importante, pero de una forma más flexible. La importancia del contexto nos recuerda que los planes quedan subordinados a la situación actual.

Las metas se alcanzan en el día a día

A diferencia de otros enfoques, GTD empieza desde abajo, con los asuntos más concretos, y no desde arriba, con los objetivos de mayor nivel. El razonamiento es que, de este modo, consigues tener el control necesario para empezar a considerar la implicaciones a largo plazo.

Es necesario un gran esfuerzo mental para manipular los símbolos abstractos que requiere la planificación a largo plazo. Si no nos paramos a pensar en nuestra realidad actual, esta definición de objetivos sería seguramente imprecisa y poco realista. Por otro lado, el hecho de tener problemas actuales sin resolver provoca ansiedad y falta de control, lo que hace que sea difícil preocuparse por metas más elevadas.

Ten siempre la siguiente acción definida

Si no planificas, puede parecer complicado decidir qué toca hacer después de cada acción. GTD te enseña a gestionar una lista específica de Acciones Siguientes, la cual contiene los pasos a seguir para avanzar en cada uno de tus proyectos. Cada vez que haces una tarea, la eliminas y defines cuál será la siguiente acción.

Esta forma de avanzar ininterrumpidamente hacia tus objetivos, en función de tu reacción, puede producir lo que se llama en psicología flujo, un estado mental altamente productivo, en el que el trabajo se hace sin estrés, con menos esfuerzo y con una sensación de plena satisfacción.