Hacer una buena presentación es un arte, de hecho un buen amigo de Sintetia, Gonzalo Álvarez, acaba de publicar un libro que se denomina, precisamente, «El Arte de Presentar«. Entre los buenos condimentos de una gran presentación siempre suelen estar recomendaciones como la  simplicidad, claridad, brevedad y centrarse en ciertas ideas clave para transmitir mensajes concretos. La pregunta es, ¿y por qué tenemos que actuar así en una presentación? ¿Tiene alguna base científica? Éste es, precisamente, el objetivo de esta reflexión, hacer un repaso académico para comprender un poco mejor estas cuestiones.

Ante cualquier tipo de presentación (no sólo oral), la intuición y la experiencia nos muestra que lograr la atención de un tercero no es fácil, y que para ganársela lo mejor es transmitir bien pocas ideas, y no muchas y de forma farragosa.

En este sentido, primera pregunta: ¿Por qué las presentaciones que mejor funcionan son cortas? Se acaba de publicar un artículo en la prestigiosa revista académica Journal of Consumer Research que nos permite abordar esta cuestión. El título del artículo es muy interesante: “La Paradoja del Presentador” donde se encuentra un razonamiento teórico robusto de por qué para comunicar de forma efectiva no vale cualquier tipo de presentación. El resultado es realmente interesante, y conecta perfectamente con las investigaciones del Premio Nobel de Economía Daniel Kahneman, que ya aplicamos en diversas ocasiones en Sintetia.

Cuando una persona está presentando un trabajo (una idea, una iniciativa o una hoja de ruta) a un grupo de asistentes (los que perciben), éstos evalúan la ponencia del presentador siguiendo un patrón de promedio. Es decir, no suman todos los aspectos de la ponencia que están recibiendo, y después realizan un ranking (para decir esto es importante y esto otro no). En cuestión de información, no todo suma.

Cuando pensamos en algo que nos queda “lejos” no somos capaces de sumar todo aquello que vimos o leímos, sino que recurrimos a realizar medias o promedios (¿en general, fue interesante o no? ¿aportó, por término medio, ideas o no?

La presentación tenía 3 ideas muy buenas y 3 ideas muy malas, por lo que la valoración media será de un “aprobado”. En cambio, el presentador esperaría que, habiendo presentado 3 ideas muy buenas, los asistentes las ponderarán muy bien y que las malas…al menos no restarán y, por tanto, el presentador esperaba una presentación WOW. Detrás de esta idea, equivocada, del presentador está el asumir que “más es siempre mejor”.

Por lo tanto, cuidado cuando nos decimos, ¿Qué importa poner un par de ideas, notas o argumentos adicionales…que no son muy relevantes…pero «al menos no restarán»? No es que las ideas vagas o débiles resten, pero sí reducen el valor medio de nuestra presentación.

La conclusión del artículo es sencilla pero muy potente, haciendo honor a su investigación :). A corto plazo, sumamos, a largo plazo, promediamos la información. Y aquí es donde se conecta con el profesor Kahneman y su amplia investigación. Existen dos modos de pensamiento, que originalmente los psicólogos Keith Stanovich y Richard West denominaron el Sistema Tipo 1 y el Sistema Tipo 2. Tal y como explica Kahmenan en «Pensar rápido, pensar despacio«:

El Sistema Tipo 1 opera de manera rápida y automática, con poco o ningún esfuerzo y sin sensación de control voluntario. Es lo que, podríamos llamar el pensamiento intuitivo.

El Sistema Tipo 2 centra la atención en las actividades mentales esforzadas que lo demandan, incluidos los cálculos complejos. Las operaciones del Sistema 2 están a menudo asociadas a la experiencia subjetiva de actuar, elegir y concentrarse. Es lo que llamamos pensamiento consciente: requiere esfuerzo, coherencia y basado en reglas.

Citando a Kahneman «las operaciones automáticas del Sistema 1 generan patrones de idas sorprendentemente complejos, pero solo el lento Sistema 2 puede construir pensamientos en una serie ordenada de pasos«. Y es que el pensamiento 1 es el esencial, es con el que leemos, conducimos o hablamos. Aunque esté escondido detrás del pensamiento deliberado y consciente o Tipo 2, el cuál está más presente cuando se requiere de nuestro esfuerzo para concentrarnos (por ejemplo, cuando nos mandan buscar «una mujer con el pelo blanco en una sala de 50 personas»).

Cada tipo de pensamiento está asociado a un nivel de información requerido por la persona. Con el pensamiento tipo 1 o intuición requerimos poca información para actuar. No necesitamos leer el manual de instrucciones de conducir cada vez que cogemos el coche. En cambio, el tipo 2 requiere utilizar en cada caso toda la información disponible, por ejemplo, para escribir un nuevo informe. Así, cada tipo de pensamiento tiene una forma de calcular.

Kahneman concluyó que hay evidencia de que la intuición sabe calcular la media, pero no la suma. Pues lo mismo ocurre con el recuerdo o pensamiento lejano. Sabe calcular la media, como la intuición, pero no sabe sumar.

Un ejemplo rápido, ¿Qué prefiere una cesta con 10 tazas nuevas o una cesta con 10 tazas nuevas y 2 vasos rotos? La mayor parte de la gente, a la que se le hizo esta pregunta en un experimento científico, respondió que se queda con la primera cesta. En cambio, en términos de preferencias estrictas, la segunda cesta tiene lo mismo o más que la primera, por lo que todo nos indicaría que deberíamos quedarnos con la segunda opción. Y ¿por qué elegimos la primera cesta? Pues porque la primera cesta tiene, de media, un valor superior, ya que la segunda cesta incluye vasos rotos que aportan muy poca utilidad, lo que reduce la utilidad media total de esta cesta.

Usamos la intuición cuando tenemos que actuar con poca información. Sabiendo que la vida es una distribución aleatoria, la media es un indicador bastante potente para describir esa distribución de manera rápida. Obviamente no será perfecta, pero es fácil de calcular y útil (y ahí está la mayor parte de los sesgos y errores que solemos cometer). La media es mucho más fácil de calcular que la suma, por ejemplo.

Entras a un bar lleno de gente de todo tipo de estaturas: baja, mediana y alta. Si te preguntan cuánto suma la altura de todas las personas del bar no sabemos responder (al menos de forma inmediata). Si me preguntan la estatura media, usaré mi rápida intuición para responder (de media son altos, bajos o normales).

Claramente, no vivimos sumando lo que vemos o leemos, sino que aproximamos a través de la media…

Con este soporte «académico» se puede decir que no es estrictamente cierto que una presentación deba ser corta, la clave es que debe centrarse en mantener un valor medio alto de la misma (es decir, que no haya partes muy malas y otras muy buenas). Quizás, lo más importante es: si lo que vamos a poner baja la media, cuidado porque te puede perjudicar.

Y esto es muy útil en una de las épocas de mayor sangría laboral en España. Podemos utilizar estas ideas para escribir un  currículum vítae (CV) efectivo. Lo habitual es que hayas realizado multitud de cursos, masters, o atendido muchos seminarios. Algunos hemos publicado en diversas revistas especializadas y en medios de comunicación. La tentación del que presenta el CV es siempre ser aditivo, pensar que todo suma, y hacer un curriculum extensivo, en detalle. En cambio, pensemos en la media y en el que lee el CV (y los miles de CV más).

Recordarán tu expediente en base a su intuición, y cuanta más información de poco valor hayas incluido, menor será la valoración que harán de tu perfil. Sabiendo esto, mejor seleccionar con sumo cuidado la información, y poner en nuestro CV sólo aquello que realmente aporte valor, y que no haya excesivas desviaciones (a la baja) en la calidad media.

En realidad, las aplicaciones de estos estudios son interminables. Por ejemplo, en la política. El fenómeno de “sumar a corto plazo” pero “promediar a largo plazo” sirve a los políticos y expertos en alguna materia. Expertos que usan muchos matices, fuentes, datos y argumentos distintos (no todos de la misma calidad), en media son más rigurosos, pero quizás la valoración del público al que se dirigen pueda ser inferior a los que se focalizan sólo en ciertos ámbitos.

No nos extrañemos de que a veces los populistas, con pocas ideas que machacan de forma insistente, tengan una valoración superior que alguien con una sesuda carga de argumentos,…está inherente en nuestra forma de pensar.