No cabe duda de que la (mal llamada) gestión del tiempo ha adquirido en las últimas décadas una gran relevancia en nuestra sociedad. La sensación de “tener mucho que hacer y poco tiempo disponible” no es ajena a casi nadie. Nos hemos dado cuenta de que el tiempo es un recurso muy valioso y de que, para ser eficientes, hemos de aprovecharlo de forma óptima, buscando obtener los mejores resultados posibles con el menor esfuerzo.

No me gusta esa expresión de “gestionar el tiempo”. El tiempo no se puede gestionar. Si tienes quince minutos antes de la siguiente reunión, no hay forma humana de convertir esos quince minutos en veinte. Lo que sí puedes hacer es gestionar tu capacidad de atención para que esos quince minutos para rindan adecuadamente.

En una sociedad en la que los cambios son una constante y las fronteras entre nuestras responsabilidades son cada vez más difusas, una pobre gestión de nosotros mismos lleva a un incremento considerable de nuestro nivel de estrés y ansiedad, algo que se ha convertido en la enfermedad del siglo XXI (ya es la mayor causa de baja laboral).

Hay muchas personas y cosas que nos hacen perder el tiempo, o mejor dicho, que roban nuestra atención. Pero hay que decir que la mayoría de las veces, lo hacen con nuestro consentimiento. O, como mínimo, no ponemos demasiado empeño en evitarlos. Esto hace que necesitemos más tiempo para desempeñar nuestros compromisos, tiempo que hemos de sacar de algún sitio–normalmente a costa de nuestra familia, amigos y aficiones–porque, como digo, el tiempo es el que hay y no se puede estirar.

Algunos de estos ladrones de tiempo son externos, pero otros los generamos nosotros mismos. Algunos son evidentes y otros pasan inadvertidos, nos quitan unos minutos cada vez, que al final de la semana se convierten en horas. El primer paso para poder eliminarlos es ser conscientes de ellos. Estos son los más comunes:

1.- En un entorno laboral normal hay demasiadas interrupciones. Además del tiempo que te quita la interrupción en sí misma, se necesitan una media de 15 minutos para recuperar la concentración perdida. Corta de forma educada las interrupciones y conversaciones telefónicas innecesariamente largas, aplaza cortésmente las urgencias de los demás a un momento más adecuado para ti, sé firme y asertivo con los habituales pesados de la oficina, y desconecta el móvil cuando necesites máxima concentración.

2.- Correo electrónico, redes sociales y mensajitos varios. Son otra clase de interrupciones. Si tienes estos programa abiertos, recibirás notificaciones, irás a verlas y querrás contestar. Ciérralo todo y planifica un par de momentos al día en los que entrar, vaciar la bandeja de entrada y dejar todo en orden. Elimina los correos que no necesites.

3.- No saber decir no. Ya hablé de este tema en profundidad en este artículo. Aceptar peticiones que no te aportan nada te hará perder muchísimo tiempo.

4.- Las malditas reuniones. Suelen hacer perder mucho tiempo, con el agravante de que afectan a mucha gente. Si seis personas pierden una hora en una reunión, son seis horas de trabajo perdidas. Siempre hay que evaluar la necesidad real de la reunión y, si es necesaria, convocar sólo a las personas implicadas. Se deben preparar correctamente de antemano, definiendo los temas a tratar y estableciendo un tiempo máximo de duración.

5.- No delegar correctamente. Si no eres capaz de delegar ciertas acciones, terminarás haciendo cosas que otros pueden hacer mejor, más rápidamente y con menor coste. Y eso, por supuesto, también supone una gran pérdida de tiempo.

6.- Una comunicación pobre hace que el tiempo necesario para realizar una tarea se alargue innecesariamente. Cuando aceptes un trabajo o delegues una tarea, asegúrate de que hay una comunicación clara. Transmite tus necesidades sin dejar espacio a la ambigüedad o a una mala interpretación, y asegúrate de que el mensaje ha llegado correctamente. Si se hace mal el trabajo, habrá que modificarlo o rehacerlo, y eso supondrá romper tu actual planificación y entrar en estado de emergencia.

7.- La falta de concentración, o la incapacidad de mantener un buen nivel de atención, pueden pasar factura. También hablé sobre este problema, y sobre diferentes modos de solventarlo, en este otro artículo.

8.- Procrastinar, o aplazar tareas. Si, de forma habitual, vas dejando para otro momento las tareas que menos te gustan, éstas terminarán volviendo con un efecto destructivo sobre tu organización personal (provocando el ya mencionado estado de emergencia). Este problema lo sufrimos todos, en mayor o menor medida. Aquí tienes 20 estrategias para dejar de procrastinar.

9.- Los ya mencionados estados de emergencia, o crisis. Todo se pone patas arriba y cualquier organización anterior deja de tener sentido. La mayoría de las crisis son consecuencia de algo que se hizo mal o no se hizo. Hay que prevenirlas en la medida de los posible. ¿Cómo? Definiendo claramente objetivos y tareas, organizando, planificando, tomando decisiones, comunicando con claridad, diciendo no a lo innecesario, delegando correctamente, eliminando interrupciones y, sobre todo con una buena organización personal. Lo que nos lleva al principal problema:

10.- Una mala organización personal. Si no te organizas bien, perderás infinidad de tiempo decidiendo qué es lo siguiente que vas a hacer y cómo. Si no sabes hacia dónde te diriges, lo más probable es que no dejes de dar vueltas. Siempre recomiendo GTD como método de organización personal, pero cualquier sistema que te permita gestionarte es perfectamente válido. Dedica todos los días un pequeño rato a organizar tus objetivos, proyectos y tareas. Además de ganar mucho tiempo a la larga, la sensación de tenerlo todo bajo control es el mejor remedio contra el estrés.

Sobre el Autor: 

Francisco Sáez es el creador de FacileThings, una herramienta de productividad personal en la nube, y escribe habitualmente sobre productividad y GTD en este blog.