La productividad personal y GTD ya parecen sinónimos y masivamente conocidos. Y es que la productividad ha sido una preocupación desde que existen las oficinas y los lugares de trabajo. Sin embargo, lo que ha ido cambiando con los años es quién tiene esa preocupación. En la actualidad, no sólo las organizaciones buscan una mayor productividad. Los trabajadores quieren tener un mayor control de lo que hacen y, por lo tanto, gestionarse a sí mismos. Ser eficientes nos produce satisfacción.
Probablemente hayas oído hablar de una metodología de productividad personal denominada “Getting Things Done” o, en su forma abreviada, GTD. Quizás hayas leído algo sobre ella, pero las siglas en inglés, palabras como “sistema” o “método”, y el hecho de que se refieran a su creador como “el gurú de la productividad personal” en determinadas publicaciones, te haya producido cierto rechazo.
A lo mejor incluso has intentado profundizar en el tema, pero te has dado cuenta de que no va a ser tan sencillo como tomarse una píldora. ¡Hasta hay un libro que deberías leer para conocer todos los detalles! ¿De verdad vale la pena el esfuerzo?
Bueno, imagina que pudieras tener tu organización personal totalmente bajo control, en todo momento y a todos los niveles. Imagina que pudieras dedicar toda tu atención, sin distracciones, a cualquier cosa que decidas hacer. Imagina que tienes la claridad suficiente para dedicarte a hacer las cosas que son realmente importantes para ti, de una forma relajada y con el mínimo esfuerzo.
Ésa es una experiencia que en artes marciales se conoce como la mente como el agua, y en otros entornos como fluir o estar en la zona. Todos hemos estado ahí alguna vez. Son esos momentos en que tu pensamiento fluye creativamente, el trabajo se hace sin apenas esfuerzo y el tiempo pasa sin darte cuenta.
La promesa de GTD es que puedes alcanzar ese estado de control sin estrés, en el que estarás preparado para responder adecuadamente a cualquier cosa (sin darle ni más ni menos importancia que la que merece), de forma habitual, una y otra vez.
En realidad, GTD no es más que un compendio de buenas prácticas que han ayudado a miles de personas a vivir bien organizados y con bajos niveles de estrés. Todas esas prácticas son de sentido común y han sido respaldadas por la ciencia cognitiva. La teoría, por lo tanto, no es nada complicada. La dificultad de aplicar GTD radica en que, en la mayoría de ocasiones, hemos de cambiar algunos de nuestros hábitos. Y es que somos animales de costumbres.
Si no te lo has planteado en serio, hazlo, porque vale la pena. Además de una buena organización personal que te permitirá ser más productivo, estos son otros beneficios importantes que GTD proporcionará a tu vida personal y profesional:
1.- Menos estrés. Éste es, sin duda, el principal beneficio de GTD. El estrés no viene generado por la cantidad de cosas que tienes que hacer, sino por la incertidumbre que rodea a todo que tienes que hacer. Los principios fundamentales de GTD (capturar todo lo que tienes en la cabeza, aclarar qué es cada cosa y revisarlo todo periódicamente) tienen como objetivo ayudarte a hacer frente a todos tus retos profesionales y personales de una forma relajada.
2.- Más sentido. No se trata solo de “estar ocupado”, deberías ser efectivo haciendo cosas que soportan tus metas y tu propósito de vida. GTD proporciona una perspectiva vertical que te permite entender qué es lo realmente importante. Tus acciones y tus proyectos sólo tienen sentido si te ayudan a lograr tus metas.
3.- Más tiempo. Se estima que una buena organización personal puede ahorrar un 25% de tu tiempo (2 horas en una jornada de ¡8!). Tiempo para disfrutar de tu familia, tus amigos, tus aficiones… y tu trabajo. GTD no distingue entre vida personal y laboral, y eliminar esta distinción te libera de la ansiedad que produce el tratar de alcanzar y mantener ese falso equilibrio.
4.- Enfoque. Al capturar todo en un sistema de confianza liberas tu cabeza de distracciones, de modo que puedas concentrarte en lo que ahora mismo es importante. GTD te permite eliminar de tu mente todo lo que es ahora mismo superficial o irrelevante, pero con la tranquilidad de saber que lo tienes almacenado en un sitio seguro de donde lo puedes rescatar en un momento más adecuado.
5.- Autonomía. GTD no te dice qué tienes que hacer y cuándo. En cada momento eres libre de elegir entre un conjunto de tareas que se adecúan mejor según el contexto en el que te encuentras, o de no hacer nada. No hay prioridades, tu intuición manda.
6.- Mejores relaciones. GTD te proporciona las herramientas adecuadas para cumplir con tus compromisos, internos y externos. Ya no vas a olvidar algo que alguien te pidió, un regalo estupendo que se te ocurrió para tu pareja hace algún tiempo, o algo que has prometido hacer dentro de dos meses.
7.- Mayor creatividad. Cuando liberas tu mente de todas las preocupaciones que generan una mala organización, puedes utilizarla para pensar en otras cosas, crear nuevos proyectos, imaginar, inventar.
Si todos los trucos rápidos y fáciles que has probado hasta ahora no han funcionado, por algo será. Por supuesto, todo proceso de mejora personal (y GTD te hará ser mejor) requiere su tiempo, pero ese tiempo puede ser una inversión muy provechosa.
Sobre el Autor:
es el creador de FacileThings, una herramienta de productividad personal en la nube, y escribe habitualmente sobre productividad y GTD en este blog
