Sin duda, puedes considerar un gran logro si consigues montar un sistema que te permita organizar eficientemente tu día a día – tus compromisos, tus rutinas, tus proyectos y tus tareas -de acuerdo a tus responsabilidades y objetivos a medio y largo plazo. Pero ésa es tan sólo la primera parte de la ecuación. Tener una excelente organización no sirve de mucho si al final no la aplicas correctamente, es decir, no haces lo que debes hacer.
Para hacer las cosas, para ejecutar las tareas que propone tu sistema, hay dos factores que debes saber gestionar: tu energía y tu capacidad de atención. Está claro que tu rendimiento va a depender en buena medida de tu capacidad de prestar una atención total a lo que estás haciendo en cada momento, sin caer en distracciones (externas e internas). En este artículo me voy a centrar en la gestión de la energía, porque es algo que influye tremendamente en tu rendimiento y seguramente no estás haciendo nada al respecto.
¿No te ocurre a veces que, para realizar ciertas tareas, necesitas mucho más tiempo del que habías previsto? Eliges tu próxima tarea y te pones a ello. Es una tarea que te gusta y que te hará avanzar hacia una meta importante. Sin embargo, sientes que pasa el tiempo y no avanzas, te cuesta concentrarte y te distraes a menudo. ¿Cómo es posible? Bien, ocurre simplemente que, en general, no tenemos en cuenta nuestro nivel de energía disponible a la hora de elegir qué tarea hacer.
Nuestro nivel de energía no es constante a lo largo del día. Sube y baja en diferentes momentos y bajo determinadas circunstancias, y además ese patrón es diferente para cada persona. Si eres de los que tienen mucha energía a primera hora de la mañana y dedicas esos momentos a tareas que requieren poco esfuerzo (como leer emails, blogs, etc.), estás desperdiciando una buena parte de tu potencial. Si después de comer te sueles sentir pesado y somnoliento, y te pones a hacer una tarea que requiere bastante esfuerzo y concentración, puedes tardar tres horas en vez de una, y estarás siendo muy poco productivo.
Cuando tu nivel de energía es bajo, tu concentración disminuye, así como tu capacidad de tomar buenas decisiones, tu capacidad de análisis y tu creatividad. El trabajo se hace más difícil, más largo y el resultado suele ser peor. Así que, aunque no siempre sea posible, el nivel de energía que tienes en un momento dado debería encajar con el nivel de energía que requiere la acción que has decidido realizar. Para ello debes conocerte y planificar tus acciones en función de tus ritmos.
Cuando hablo de nivel de energía lo hago en el sentido más amplio del concepto. Da igual que estés cansado, de mal humor por una discusión familiar o preocupado por un asunto personal. Si tu capacidad de concentración es baja, atender una tarea compleja no resulta productivo porque no avanzas (aún más, puede que cometas errores que luego tengas que corregir). Sin embargo, puedes hacer otras tareas pendientes que no requieran demasiado esfuerzo (leer artículos, devolver emails o llamadas, hacer recados, etc.). Al fin y al cabo son cosas que, de todas formas, tendrás que hacer en otros momentos.
En GTD, uno de los criterios que utilizas para decidir cuál va a ser tu siguiente acción es tu nivel de energía. ¿Qué no te encuentras al 100% para hacer una tarea concreta? No hay problema, seguro que hay otras cosas que puedes hacer estando al 50%. Es fácil utilizar este factor a tu favor cuando trabajas por tu cuenta, pero suele ser un problema cuando trabajas en una empresa. ¿Va a entender tu jefe que estar leyendo unos artículos es lo más productivo que puedes hacer en este momento cuando hay un proyecto que terminar en dos semanas? Probablemente no.
Para ser eficientes, para obtener un nivel de productividad óptimo, siempre deberíamos trabajar de acuerdo a nuestro nivel de energía. La energía es, por definición, nuestra capacidad de trabajar. Lógicamente, para que esto suceda, las empresas deben mirar a los empleados de otra manera. No como alguien a quien hay que exprimir como a un limón, sino como alguien a quien hay que motivar para que dé lo mejor de sí. Dar la autonomía necesaria para elegir el trabajo a realizar en función de la capacidad del momento es fundamental si se quiere trabajadores productivos y felices.
La energía va disminuyendo a medida que la utilizamos, pero puede renovarse de manera sistemática realizando determinados rituales. Puesto que la energía se produce en función del estado tu cuerpo, tu mente y tus emociones, hay unas cuantas cosas que puedes hacer para gestionarla mejor:
.. Rompe tu sesiones de trabajo en bloques de 90-120 minutos, separados por descansos de 15-30. Es necesario descansar para renovar la energía.
.. Mantén tu espacio de trabajo confortable, limpio, ordenado, correctamente aclimatado y bien iluminado, para que tu energía sólo disminuya trabajando y no por efecto del caos.
.. Haz ejercicio habitualmente. Hay estudios que demuestran una correlación entre el ejercicio, el bienestar y la productividad personal.
.. Duerme bien. Elimina todas las posibles distracciones de tu sueño y establece un horario estricto.
.. Come de manera saludable. Necesitas comer para mantener la energía, pero no toda la comida es igual de buena. Come alimentos con un bajo índice glucémico, proteínas magras, frutas y vegetales. Bebe mucha agua a lo largo del día.
.. Crea situaciones emocionales positivas. Haz cosas que te gustan y te animan. Pasa algo de tiempo con tus amigos, ve al cine o visita un museo.
.. Busca sintonía con tu interior. Prueba la meditación o el yoga. Escribir un diario también es una buena método para conectar contigo mismo.
Sobre el Autor:
es el creador de FacileThings, una herramienta de productividad personal en la nube, y escribe habitualmente sobre productividad y GTD en este blog
