¿Cuánto tiempo habremos pasado en reuniones? ¿Cuántas reuniones hemos convocado sin necesidad? ¿Cuántas reuniones hemos dejado que se fueran por derroteros inútiles ? ¿A cuántas reuniones sin sentido hemos asistido? ¿En cuántas reuniones hemos puesto esa cara de estar pero en realidad no estamos? ¿Cuántas reuniones han servido realmente para analizar seriamente, para tomar decisiones o para aprender?
Trabajar es en gran medida estar reunidos. O no. Parafraseando podríamos decir que la vida es lo que pasa entre reunión y reunión.
Las reuniones son la inercia de las burocracias. Las reuniones son el teatro del poder corporativo. Las reuniones son el escenario preferido de las jerarquías y los politburó. Hay demasiadas reuniones que suenan a excusa. Las reuniones fácilmente se convierten en ejercicios de procastinación compartida. Las reuniones son tiempo, sillas y power points. Las reuniones son el hábitat de los pesados. Las reuniones son la ortodoxia de las agendas. Reuniones, reuniones, reuniones…
Drucker siempre nos inspira: «Meetings are a symptom of bad organization. The fewer meetings the better» Una empresa con demasiadas reuniones es una empresa enferma. Las reuniones convencionales si no están muy bien gestionadas son la gran barrera a la agilidad. Y sin agilidad, la adaptación llega tarde o la innovación resulta insignificante.
Ya que las reuniones nos ocupan tanto espacio deberíamos prestarles más atención. Algunas sugerencias:
.. Suprimir reuniones sin contenido suficiente es un buen ejercicio de empatía y liderazgo.
.. Buscar alternativas eficientes a las reuniones es apostar por la agilidad. Un par de llamadas pueden ser tan eficientes como una reunión. Las llamadas era algo que la gente hacía antes con los teléfonos.
.. Las reuniones son un espacio multilateral, hay que evitar convertirlas en espacios bilaterales con espectadores.
.. Hay muchas reuniones que pueden ser de un cuarto de hora, informales, quizás de pie, y que son muy útiles para evitar una cascada de reuniones inútiles.
.. Las reuniones hay que liderarlas. Alguien tiene que contener a los pesados y a los egos desatados.
.. No hay reunión más ineficiente que los brainstromings. Pero ¿cómo es que todavía estamos ahí?
.. Preparar bien una reunión supone darle agilidad y orientarla a un resultado tangible (una decisión, un análisis tangible, una síntesis).
.. Las reuniones son el espacio más importante de comunicación que está ausente de todos los planes de comunicación.
.. Las reuniones de dirección son el espejo de la cultura corporativa. Hay que darles compromiso y metodología. La metodología por sí misma es insuficiente.
.. Las reuniones de la dirección marcan el tempo de la organización. Si son reuniones ágiles, con resultados y bien comunicadas tendremos una organización ágil y alineada. Si son reuniones soporíferas, egocéntricas y centradas en el detalle del corto plazo tendremos organizaciones anquilosadas y desnortadas.
.. Si en las reuniones de dirección nunca queda tiempo para la estrategia, la empresa no tiene estrategia, tiene reuniones.
.. No hay que olvidar que en las reuniones las oportunidades vienen de fuera hacia dentro. Estar mucho tiempo encerrados nos hace perder perspectiva y oportunidades.
.. La unidad de tiempo básica de la reunión es importante. Si la unidad básica de la reunión es 30 minutos en vez de 60 minutos aprendemos que las síntesis son posibles y que esquivar la parálisis por análisis hace un gran bien a nuestras organizaciones.
.. El pacto debería ser: reuniones breves, teléfonos fuera. Concentración a cambio de tiempo.
.. Las reuniones en las que uno aprende son reuniones respetadas.
.. A veces hay reuniones que deben ocupar horas, pero siempre deben ser breves (es decir durar menos que la expectativa creada entorno a su duración ).
.. El que esté libre de pecado que tire la primera piedra. Las reuniones que cada uno de nosotros convocamos también pueden ser polución para la organización. Hay que preguntarse seriamente como nuestro liderazgo se refleja en nuestras reuniones.
.. Es cierto, siempre hay algo peor que las reuniones: las asambleas.
En este mundo de cambio acelerado, nos jugamos todo en ser capaces de construir organizaciones ágiles. Las reuniones son una parte importante del mapa de nuestra agilidad. Mejorar las reuniones es un reto. Pero no es imprescindible convocar una reunión para debatir cómo mejorar las reuniones.
Con este pequeño divertimento (que me tomo muy en serio) me gustaría desear un Feliz 2017 a toda la familia de Sintetia.
