La productividad personal me obsesiona. Para mí es un área de mejora continua. Me gusta sacar el mayor partido a mi tiempo. Una hora en una cosa es una hora que no puedo usar en otra. Una hora de atención profunda a una actividad me resta energía que podría ser crítica para otra. Ser productivo en la actualidad, donde reina la dispersión, lo efímero y el modo hiperconectado, es todo un reto. En definitiva, crear hábitos productivos adecuados puede ser uno de los mayores y más importantes activos que tenemos como profesionales. Y en cuidarlo puede estar nuestra gran diferencia.
De esta obsesión, que viene conmigo desde hace muchos años ya, conozco a Berto Pena. No sólo es un paisano, asturiano como yo, sino que además ha vivido en el estrés. Ha salido de la trinchera, sabe qué es sufrir por estar desbordado y no tener tiempo de calidad para hacer trabajo… de calidad. Berto es, quizás, uno de los divulgadores y pensadores en productividad más importantes que tenemos en España. Ahora acaba de publicar su nuevo libro, Superhábitos, Crea una red de hábitos duraderos que trabajen para ti. Esta entrevista es un repaso a sus ideas principales.
—Berto, desde que empezaste, casi como pionero, a hablar de productividad personal y transmitir tus conocimientos por internet, el interés por este tema sólo ha crecido. Pero, ¿qué más ha cambiado en la forma de hablar de productividad?
Hay particularidades, nuevas herramientas o tendencias que han crecido o se han reforzado con los años, pero la esencia sigue siendo la misma: Hábitos. Tanto personales como de equipo, hablando del trabajo.
Al final tú te levantas por la mañana y tienes por delante un montón de tareas: correo, reuniones, imprevistos, mensajes… y unos objetivos y prioridades que quieres cumplir.
Tu “sistema operativo” de Hábitos marca qué haces y cómo lo haces. Al final tú eres lo que repites, tú eres lo que son tus Hábitos.
—¿En qué se diferencia un hábito de un superhábito?
Un superhábito es un hábito que introduces en tu vida o trabajo y que tiene un gran efecto transformador sobre ti. Principalmente en una de las cuatro áreas de tu vida: –
- Mis Cosas: gestión y organización propia, finanzas personales…
- Salud: alimentación, bienestar físico-mental, estilo de vida…
- Productividad personal: gestión del tiempo, efectividad en el trabajo/estudios…
- Mi Casa: orden y gestión de la casa, cosas de familia…
Hay Hábitos y rutinas sencillas que incorporas y te ayudan y te aportan, pero los Superhábitos te llevan más allá de donde creías inicialmente. Sus beneficios son espectaculares.
Cada persona tiene que encontrar los suyos. Lo que para mí puede ser “súper” puede no serlo tanto para ti. Cada persona tiene que sumar Hábitos y conectarlos según lo que busque: prioridades, metas, estilo de vida….
—Tú has trabajado en corporaciones grandes, eres un emprendedor de raza y conoces las tripas de lo que nos hace (o no) productivos. Si tuvieras que decir:
1.- ¿Cuáles son las 3 grandes cosas que MATAN la productividad en los equipos de una gran empresa?
Hay tres grandes caballos de batalla para la mayoría de los equipos:
- el correo,
- las reuniones,
- y las interrupciones.
Además de generar otros muchos problemas, los tres tienen un efecto diario devastador, que además se amplifica con cada persona: quitan tiempo efectivo de trabajo.
Trabajamos mucho pero entre correo, reuniones e interrupciones hay muy poco tiempo real de trabajo para hacer de verdad.
Si yo dirigiera un equipo ahora, haría todo lo humanamente posible para asegurarles tiempo de calidad con el que sacar cosas adelante. Y muchos gestores hacen justo lo contrario.
2.- ¿Por qué a veces ser pequeño, autónomo o microempresa, no nos asegura que nuestra productividad es mejor?
Vuelvo a la esencia: porque faltan Hábitos.
Yo soy autónomo desde hace años, y el no trabajar con un equipo me ha proporcionado algunos beneficios, como por ejemplo no tener tanta interrupción o no padecer un exceso de reuniones. Pero eso no me garantiza resultados.
Si empiezo a trabajar tarde, no tengo un excelente control de tareas y fechas, no sé concentrarme cuando lo necesito, no reviso semanalmente mis proyectos, o no analizo y optimizo mis rutinas, de nada me sirve volar en solitario. Se puede caer en la improductividad estando en una corporación o trabajando en la montaña.
—¿Nos puedes dar el “minuto y titular” de lo que de forma brillante y didáctica explicas en tu libro como los 5 pasos?
Lo primero es definir bien el hábito: qué es, por qué lo quiero y qué me va dar.
Después, especialmente en cambios que me cuestan, debo dividirlos en mini-acciones asequibles y concretas. Se puede llegar muy lejos dando pequeños pasos.
Pero el hábito de momento solo es un deseo, una intención. Tengo que llevarlo a la vida real. Y eso lo consigo marcando un momento y una frecuencia; eso es lo que me llevará a repetir, repetir y repetir… y así el hábito irá calando en mi subconsciente.
En tanto en cuanto no me salga solo, probablemente necesitaré que algo que me lo recuerde. Eso es el activador.
Y como quinto paso, antes de empezar el hábito, tengo que eliminar las más que posibles resistencias que se encontrará.
Un alto número de Hábitos mueren, no por falta de disciplina o escasa fuerza de voluntad, sino porque se han puesto en marcha sin eliminar antes las cosas que lo complican.
—¿Qué es lo primero: los hábitos o los objetivos/metas?
Objetivos y metas, sin duda. Los Hábitos que añadimos y no tienen un porqué claro, suelen terminar en el abandono. En estos años he visto muchas personas que empezaban Hábitos movidos solo por la curiosidad o por un deseo remoto. Y yo he sido el primero en caer en eso.
Hay rutinas sencillas y microhábitos que no demandan tener claro qué quiero y qué me da el hábito. Pero por ejemplo aquéllos que van en contra de malos Hábitos muy arraigados, necesitan unos motivos de peso. Si no, caemos en lo que yo llamo el “hábito pasajero”: pruebo durante un tiempo y poco a poco lo voy dejando. Al final más o menos me quedo como estaba.
—¿Hay ciencia tras los hábitos?
Los Hábitos se graban en nuestro cerebro. Los vemos en la vida real pero su campamento base es nuestro subconsciente. Tanto los buenos como los malos se “pegan” dentro de nosotros a base de dos cosas, principalmente: repetición y recompensa; es decir, lo que obtengo cada vez que lo repito.
Pero es la recompensa la que me lleva a repetir. Por eso los malos hábitos tienen tanta influencia sobre nosotros, porque su recompensa suele ser potente e inmediata. Y volvemos (caemos) a ellos una y otra vez.
—Cuáles son para ti, ¿las 3 fuerzas que nos llevan a romper nuestros hábitos?
- Falta de Motivación. No tengo motivos de peso, o bien no son los míos. A menudo empezamos un hábito por curiosidad o porque se lo hemos escuchado a alguien. Que yo te recomiende fervientemente un hábito no lo convierte automáticamente en tuyo.
- Falta de Repetición. Somos impacientes y queremos cambiar ya. En un mundo donde prima lo instantáneo y nos cuesta esperar, es habitual que una persona abandone.
- No eliminar Resistencias previas. Muchos nuevos Hábitos implican nadar a contracorriente o ir contra (malas) costumbres que tienen raíces fuertes. Como no ponga el foco sobre eso antes de arrancar el nuevo hábito, las posibilidades de que se pegue a mí se desploman.
—Cada vez considero que cuanto más publicas en Instagram y en redes lo mucho que “trabajas” (fotos, inserciones en prensa y, sobre todo, mucho postureo) la productividad cae en picado. ¿Cómo medimos la productividad real y cómo separamos el grano de la paja?
Hemos utilizado tanto la palabra “productividad” y para tantas cosas, que a menudo creo que ha ido perdiendo su sentido original.
Yo lo veo así: ¿qué quieres conseguir hoy? ¿Y esta semana? ¿Cuál es tu objetivo del mes? En tu puesto, tu equipo, tus proyectos… ¿Qué metas y prioridades tienes en tu vida personal o familiar? Y ahora la pregunta más importante: ¿qué haces para acercarte a eso? ¿Qué has hecho hoy?
Mi productividad la marcan mis acciones, no lo que digo que es importante.
—Cuando uno lee biografías, o mismamente documentales como el último de Michael Jordan, observas que hay una fuerte ambición conectada con hábitos muy férreos. ¿Se puede ser un Nadal sólo con talento? ¿Qué esconden (en términos de esfuerzo y sacrificio) los hábitos?
No sé mucho de talento, la verdad. Más bien soy una persona con miserias y puntos débiles. Por eso me apoyo tanto en mis Hábitos. Y ese ha sido el gran descubrimiento de mi vida: me han hecho mucho mejor de lo que soy. Compensan mis carencias, potencian mis cosas buenas, que por supuesto las tengo. Pero solo soy una persona que se levanta por la mañana y trabaja para ayudar a otros. Leyendas como las que mencionas pasan una vez en la vida. Ellos tienen talento a raudales y sí, una Red de Hábitos que les han llevado a ser lo que son.
—Estoy francamente preocupado porque parece que encontrar espacio y trabajo profundo, de máxima concentración, es cada vez más difícil —por la hiper conectividad—. Tres preguntas:
1.- ¿Cómo afrontas tú el desafío de tener tu energía puesta en lo más productivo?
Me empeño en preguntarme, analizar y cuestionarme qué es lo importante del día, de mi trabajo. Puedo hacer mil cosas en un día pero… ¿qué valor tienen?
Empiezo el día pronto y fuerte. De madrugada trabajo muy bien y aseguro a diario unas 3 horas de tiempo de calidad. Mi planificación-preparación también me ayuda a centrarme y no equivocarme en lo que tengo que hacer. Especialmente en la primera parte del día.
2.- ¿Qué opinión tienes de las oficinas abiertas?
Ni buena ni mala ni todo lo contrario. No, en serio, todo depende de cómo se enfoque. Si en mi equipo no hay Hábitos de trabajo hablados y pactados, normas comunes para respetar nuestros tiempos de concentración, espacios donde concentrarse o lugares para charlar y reunirse, ¿de qué me valen nosecuántos metros cuadrados?
Antes de una oficina, construyamos Hábitos de equipo.
3.- Puesto que es algo que la pandemia nos ha traído de golpe, ¿Crees que el teletrabajo aporta más o menos a la productividad de los equipos?
En estos dos años he visto muchos equipos que cuya productividad se ha disparado… y otros en los que se ha desplomado. La diferencia principal han sido sus Hábitos de trabajo en remoto y el buen uso de las herramientas.
—¿Cómo nos afecta, para construir hábitos sólidos, estar ante contextos con mucha incertidumbre, jefes veletas, la multitarea constante …? A veces parece que la energía se te va en las micro circunstancias, y el trabajo de valor se pierde. Pero, a veces nos valoran, como profesionales, por la cantidad de mails que respondemos, lo accesibles que estamos al móvil y mil cosas mas que tienen que ver con la mala productividad. ¿Qué hacemos doctor? ¿Cortamos por lo sano?
A mí me gusta ser brutalmente práctico, y me centro principalmente en lo que puedo cambiar en vez de desgastar tiempo y energía en lo que no puedo cambiar (entorno, jefes, compañeros…).
En mi vida igual hay mil cosas que no puedo cambiar, o que me costará mucho. Pero igual ahora hay quince que sí puedo cambiar.
Empieza por Hábitos que puedas poner en marcha sin que otros intervengan. Si no, te darás contra un muro, te frustrarás (comprensiblemente), y quemarás una tierra para futuros cambios que necesitas.
—La productividad es una cuestión de hábitos, pero ¿también de métodos? ¿GTD, aplicaciones infinitas, etc… resuelven todos estos problemas de los hábitos?
Para mí no. Son un apoyo, aliados, compañeros de fatigas, y aliviadores de la pesada carga de tanta actividad. Pero todo empieza y termina por ti. Buscamos una aplicación mágica como el que busca la píldora de la vida eterna: “Berto, ¿qué aplicación me recomiendas para ser productivo”. “Hay que es multiplataforma, siempre sincronizada y gratuita. Y se llama Hábitos”. Primero tu sistema operativo, luego el software/método de otros.
—¿Cuáles son, a tu juicio, las relaciones entre…
1.- Energía y ejecución de tareas
Fundamental “leerte” en cada momento: ¿cómo estoy ahora y qué tarea encaja o podría hacer ahora? Como solemos decir: “hay una tarea para cada momento y un momento para cada tarea”.
2.- Hábitos profesionales/personales, ¿debemos actuar igual para todo en la vida?
A la hora de construirlos y asentarlos, yo no hago distinción. Sumo todos porque me aportan algo. Los quiero, los necesito, y cada uno juega su papel dentro de mi Red de Hábitos interconectados.
3.- Deporte, alimentación y salud y hábitos… conectado con productividad. ¿Podemos ser muy productivos en cuerpos y mentes insanas, en definitiva…?
En mi caso es imprescindible. Durante muchos años me descuidé y, además de otros problemas, no disfruté de toda la energía que pude. Ahora, con cincuenta años, tengo más capacidad de trabajo y concentración que hace quince o veinte. Y en eso tiene mucho que ver con cómo me alimento y me cuido.
Te dejamos con el making off del libro de Berto Pena:
