Este artículo es una reflexión en voz alta (o escrita) que busca sobre todo la ayuda de los lectores para avanzar en un tema que últimamente me resulta especialmente interesante: el proceso de toma de decisiones.

Hace unos meses escribí un artículo sobre la duda, y este que ahora leen es la materialización de ese proceso de duda. Por eso les pido que comenten, que respondan a mis dudas y que me ayuden a mejorar en este proceso de reflexión, que ojalá sea colectivo. Les prometo un cafelito y una charla amena cuando nos podamos encontrar.

Para empezar esta reflexión, deberíamos dejar claro a qué nos referimos cuando hablamos de “toma de decisiones”. Acudamos, como es habitual, a la Wikipedia:

La toma de decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre diferentes opciones o formas posibles para resolver diferentes situaciones en la vida y en diferentes contextos: empresarial, laboral, económico, familiar, personal, social, etc. La toma de decisiones consiste, básicamente, en elegir una opción entre las disponibles, a los efectos de resolver un problema actual o potencial.

Hay aquí dos elementos que me parece interesante resaltar: los problemas y las alternativas.

Los problemas y las decisiones

Por un lado, hay un problema que hemos de resolver o que se trata de evitar. Desde mi punto de vista la definición del problema es una de las claves de la toma de decisiones. Primero porque es una acción inicial, sin la cual no es posible avanzar, y segundo porque una mala definición del problema va a condicionar todo el trabajo posterior.

Como dice María Ángeles Quesada en La Virtud de Pensar, “los problemas son la forma de poner en concreto las ganas de entender y actuar sobre la realidad”.

Elegir los problemas sobre los que tomamos decisiones ya es una forma de definir tu forma de vivir en tu entorno.

Es cierto que hay problemas que no podemos evitar, que nos vienen dados por nuestra situación laboral, nuestra condición social o familiar. Pero aún así, los problemas a los que decidimos enfrentarnos son los que van definiendo nuestro proceso vital. Por eso, decidir correctamente los problemas que vamos a resolver o las preguntas que vamos a contestar es más importante de lo que parece.

En otro pasaje dice Quesada, “la permanencia en el problema es lo único que nos permite saber cuál es el problema y plantearlo adecuadamente”.

En efecto, no debemos huir del problema, porque es el inicio del conocimiento y, finalmente, de la decisión.

Trabajar sobre problemas no elegidos y que se nos presentan, como ya he dicho antes, por el mero hecho de ser quienes somos (un padre, un director de marketing, un parado…) no nos da permiso para huir de esos problemas. Más bien al contrario, hemos de asumir que hay problemas que sin inherentes a nuestra situación. Del mismo modo que hay problemas que podemos buscar porque deseamos iniciar un camino: yo puedo decidir estudiar filosofía o derecho, pero una vez solventado ese problema se me presentarán otros propios de la carrera y los estudios elegidos.

Como indica Quesada, los problemas sólo son conocidos cuando los habitamos, cuando los analizamos, los asumimos como inevitables o al menos necesarios. Huir de los problemas, y sobre todo de su buena definición, es la mejor manera de comenzar a transitar por un camino erróneo.

En efecto, vemos constantemente cómo los problemas se definen de manera urgente, casi con miedo de identificarlos porque eso parece hacer más evidente la situación en la que nos encontramos. Es cierto que en ocasiones no son problemas importantes, casi podríamos definirlos como pseudoproblemas, pero aun así nos genera la incomodidad de no tener la certeza, de no poseerla. Y de la parálisis.

Porque el problema paraliza, nos impide avanzar, es una barrera que hemos de superar, pero precisamente por eso es un momento de reflexión, la oportunidad de consolidar el conocimiento, el suelo desde el que vamos a seguir avanzando.

Nuestra capacidad de crecer depende de nuestra capacidad de definir los problemas desde los que crecemos.

Pero al mismo tiempo que nos paraliza, también constituye la base desde la que construimos las reflexiones y, por tanto, las soluciones.

Cuanto más cierta y sólida sea esa base, más sólida será nuestra reflexión.

Dos tipos de problemas y de soluciones

Es importante resaltar que podemos hablar de dos tipos de problemas, que llevan aparejados dos tipos de toma de decisiones.

• Si se nos presenta un problema nuevo, que no lo hemos tenido antes y no hay seguridad de que lo volvamos a tener más adelante, estamos ante una toma de decisión única, individual en el tiempo, y que requiere un análisis exclusivo para ese problema.
• En cambio, si estamos ante un problema recurrente, que periódicamente se muestra y sabemos que lo seguirá haciendo (por ejemplo, echar gasolina al coche), el análisis no se realiza en cada toma de decisión, sino que posiblemente la decisión definitiva se va construyendo tras las primeras decisiones, que nos van mostrando si estamos acertando en la decisión.

Por ejemplo, solemos echar gasolina en la misma gasolinera, lo más probable porque cuando empezamos a llenar el depósito fuimos probando en distintas gasolineras hasta que elegimos cuál era la mejor.

Sin embargo, este tipo de problemas son problemas que periódicamente han de ser revisados para ver si podemos tomar mejores decisiones que nos lleven a mejores soluciones (una gasolinera que ha abaratado sus precios o que ha incluido un servicio de lavado tras 3 repostajes, por ejemplo).

La importancia de definir el problema la resume Ortega y Gasset en esta frase: “No sabemos lo que nos pasa, y eso es precisamente lo que nos pasa”.

Las alternativas

Por otro lado, y volviendo a la definición de la Wikipedia, para que haya una toma de decisión ha de haber al menos dos alternativas, si no, no hay decisión posible. Evidentemente, la valoración de esas alternativas (dos o más) es una de las claves de la toma de decisiones.

Aquí nos encontramos con un problema: identificar las alternativas. En algunos casos puede ser sencillo: una u otra gasolinera. Pero en otros no lo es tanto: ¿en un proceso de selección he de elegir entre uno u otro candidato externo? ¿Y si apuesto por la promoción interna? ¿Y si en lugar de eso reconfiguro procesos para no necesitar contratar a nadie?

¿Cómo elegimos las distintas alternativas? Hemos de tener en cuenta que esto no es un proceso puntual, de modo que se decidan las alternativas cuando iniciamos el proceso de la toma de decisiones y trabajemos en torno a ellas. Es posible que durante ese proceso vayan surgiendo nuevas posibilidades, que el análisis las ha hecho aflorar, y debamos incorporarlas a la reflexión. La aparición de alternativas o posibles respuestas a los problemas, es decir, de decisiones, puede darse en cualquier momento del proceso.

Ahora bien, ¿cómo identifico una alternativa, una posible respuesta al problema?

• Ha de ser una respuesta al problema.

Esto parece obvio, puesto que estamos hablando de toma de decisiones ante problemas, pero en ocasiones tomamos una decisión entre alternativas y nos quedamos con la menos adecuada en cuanto a solucionar el problema en cuestión. Es cierto que hemos de tener en cuenta los factores que siguen a continuación, pero debemos ser conscientes de que buscamos una toma de decisión consistente, entendiendo como tal que sea una solución válida.

No es extraño encontrar tomas de decisiones que se deciden apresuradamente porque no se han cumplido los tiempos adecuados, porque da pereza analizar los datos o porque carecemos del conocimiento suficiente.

En estos casos, si la decisión no es una más en una cadena de decisiones, puede ser inocua (depende de la importancia del problema sobre el que se decide), pero si supone avanzar dentro de un proceso más complejo y general, posiblemente estaremos condicionando todo ese proceso o proyecto.

• Ha de ser posible.

Hemos de ser capaces de imaginarla de manera real y cierta. Y por favor, aquí olvidemos las frases happyflower del estilo “si quieres puedes”, “si lo puedes soñar lo puedes conseguir” y otras por el estilo. Estamos hablando de tener los pies en la tierra, no de montarnos películas.

Yo puedo decidir correr la maratón de Nueva York, eso es posible, deberé entrenar, pero lo puedo hacer. Pero no puedo decidir ganar la maratón de Nueva York, lo puedo soñar, pero no es realista, no es posible.

En este punto sí que es interesante analizar qué hace imposible una decisión para saber si esa imposibilidad es transitoria (el tiempo lo puede solucionar), es propia de nuestras limitaciones (tal vez podamos encontrar recursos externos que nos ayuden) o, por el contrario, es permanente o muy difícil de solventar.

• Ha de ser ejecutable.

He de poder llevarla a cabo, materializarla, bien con recursos propios o externos a los que pueda acceder. No es la primera vez que una decisión se malogra por nuestra incapacidad de ejecutarla correctamente.

Si un gobierno toma la decisión de ofrecer una ayuda a un grupo social concreto, ha de tener en cuenta cómo va a ejecutar esa ayuda. Todos tenemos en mente buenas leyes o decretos que no se han podido materializar por una ejecución deficiente.

Tengamos en cuenta que una decisión se toma para que pase algo, para que cambie algo en el entorno (o para mantener algo, si la decisión es no llevar a cabo alguna acción).

Ha de ser medible.

Aquí hemos de ser un poco más laxos. Cuando digo que ha de ser medible me refiero ha que he de saber o al menos intuir/comprender el nivel de bondad de una decisión. Ya he dicho que la toma de decisiones implica que haya al menos dos alternativas, decantarse por una significa perder la oportunidad de desarrollar la otra, y he de saber si me he equivocado o no, si la decisión tomada era la correcta.

Esto a veces es evidente, cuando quiero conseguir algo concreto, por ejemplo, me queda poca gasolina y tengo dos alternativas: una gasolinera más barata pero que está más lejos y no sé si podré llegar con la gasolina que me queda, y otra a la que sí puede llegar, pero es más cara. Si decido ir a la barata, pero al final no llego porque me falta gasolina, está claro que ha sido una mala decisión. En situaciones similares en el futuro seguramente tomaré la decisión más conservadora.

Sin embargo, si tomo la decisión de ir a la más cara y cercana no sabré si es la mejor decisión, porque no sabré si podría haber llegado a la otra. Son decisiones que no sé si son la mejor decisión, aunque me resuelve el problema de la falta de combustible.

Hay decisiones que sí se pueden medir, y en ese caso es más fácil saber si la decisión ha sido adecuada siempre que nos marquemos unos objetivos previos.

Pero a pesar de todo, hemos de ser conscientes de que una decisión implica evitar otras, que no pueden ser analizadas porque no pueden desplegar sus efectos, aunque puede que sí podamos analizarlas viendo el resultado que han tenido otros que las han tomado.

El objetivo último de esta pseudo-medición es que aprendamos de nuestras decisiones y mejoremos en tomas de decisiones posteriores.

Es evidente que cuando hablamos de medir nos estamos refiriendo a los efectos de la decisión, enfoque que se completa con el siguiente factor.

• Ha de ser revisable

Como he dicho antes, este factor completa el anterior, en cuanto a que cuando hablo de revisar la decisión me refiero sobre todo a los procesos que he seguido para tomarla. Antes hablaba de resultados, ahora hablo de la consistencia en la forma de tomar una decisión.

Para juzgar una decisión como buena o mala hemos de tener en cuenta dos elementos: ¿Qué resultados ha desplegado? ¿Qué pasos hemos seguido para tomar una decisión?

No es raro que en ocasiones una decisión que no dé los resultados esperados se considere una decisión correctamente tomada. Hemos de tener en cuenta que, como veremos ahora, una decisión se ha de tomar sobre datos, y en ocasiones no estamos en disposición de tener todos los datos o los más relevantes. A pesar de todo hemos sido concienzudos en la búsqueda, recopilación e interpretación de los datos, hemos construido y recopilado la mejor información posible y hemos creado conocimiento sólido. Pero los efectos desplegados no son los mejores o son malos.

Siempre hemos de pensar si es la mejor decisión posible con los datos e información que tenemos, y seguidamente analizar por posibles errores y trabajar en solventarlos.

Entiendo que esta parte de los efetos y los procesos es compleja y hay autores que creen que sólo si hemos seguido un proceso adecuado podemos hablar de decisión correcta, sin tener en cuenta los efectos. Como dije al principio, estoy en muchos casos reflexionando en voz alta (o escrita) y esta parte me genera dudas, no porque minimice la importancia de dar los pasos correctos en una toma de decisión, sino porque creo que los efectos han de estar en la ecuación de algún modo.

Cuando tomamos decisiones no siempre es un proceso aséptico basado en datos. Incluso cuando los utilizamos, hay otros factores que nos influyen a la hora de tomar una decisión (experiencia previa, intuiciones, comparación con otros similares…) que no son datos desnudos, sino nuestra forma de enfocar los problemas.

Como digo, no es fácil. Pero seguimos reflexionando.

• Ha de estar construida sobre datos.

Evidentemente, los datos son importantes. No podemos construir una toma de decisiones sin una base sólida, y esa base ha de estar construida con datos. Aquí hay dos elementos a tener en cuenta: las fuentes y nuestra capacidad para interpretar los datos.

La gestión de las fuentes es clave y es una de las debilidades que tenemos en demasiadas ocasiones a la hora de recopilar datos: partimos de fuentes endebles, poco serias o contradictorias.

Pero también es importante que tengamos capacidad para comprender e interpretar los datos, es decir, contextualizarlos. Un dato desnudo es sólo un dato, un dato contextualizado y conectado a otros datos es información.

Para todo el tema de los datos recomiendo un libro muy interesante publicado recientemente por Fernando de la Rosa, DATA.

• Ha de ser dentro del tiempo.

En algunas tomas de decisiones el tiempo es más crítico que en otras. Lo importante es comprender el espacio temporal en el que nos tenemos que mover.

Tengamos en cuenta que hay decisiones que tienen un límite de tiempo para ser tomadas. Hay otras que, aunque no tengan ese límite, sí ofrecen ventajas si se toman con prontitud (o con lentitud). En ocasiones podemos tener en cuenta también cuándo las decisiones van a desplegar sus efectos, y en qué medida les afecta el tiempo.

No nos movemos en un espacio ajeno al tiempo, sino que esas dos dimensiones (espacio y tiempo) definen nuestro contexto y afecta, para bien o para mal, nuestras decisiones.

• Ha de ser epistemológicamente sólida.

Lo ideal es que las decisiones sean firmemente razonadas, que partan en la mayor medida posible de datos, información y conocimiento. Posiblemente esto no sea garantía de triunfo, pero sí nos ayuda a visibilizar el proceso y la forma en que hemos tomado las decisiones y, lo que es más importante, aprender de ellas.

La toma de decisiones puede ser (debe ser) un proceso de conocimiento, tanto en el antes (búsqueda de datos, filtrado, interpretación, información, conocimiento…) como en el durante (valoración y decisión) y el después (análisis de resultados, conclusiones y aprendizaje).

• No ha de crear nuevos problemas.

O al menos hemos de ser capaces de identificarlos cuanto antes. Es importante ser conscientes de que vivimos en un ecosistema, en el que toda decisión puede generar efectos no esperados (y a veces no queridos) a otros actores que sería conveniente tener en cuenta. Soy muy crítico con los políticos populistas, de cualquier signo, que piensan que un problema social se resuelve con una decisión (ley, decreto, orden…).

Por eso creo que cualquier análisis de toma de decisiones ha de tener en cuenta el modelo de ecosistema como escenario en el que se desarrollan los efectos de nuestras decisiones.

¿Existe un proceso de toma de decisiones?

Esta es otra de las dudas sobre las que trabajo, no tanto si existe un proceso de toma de decisiones, que creo que sí, sino cómo es ese proceso, qué pasos tiene. Parto mi trabajo desde el siguiente proceso tipo:

1. Definición del problema
2. Fase previa: En la que hacemos un análisis del contexto.
3. Toma de datos.
4. Creación y toma de información.
5. Creación de conocimiento.
6. Toma de decisión propiamente dicha.

Y aquí, si queremos completar el proceso consistentemente añado:

1. Ejecución de la decisión.
2. Análisis de resultados y mejora de procesos

He tenido varias conversaciones con Fernando de la Rosa (@Titonet), con el que hemos reflexionado sobre la toma de decisiones. Desde su punto de vista la fase de creación de conocimiento no es relevante, ya que basta con la información para tomar decisiones consistentes. Yo tengo mis dudas y prefiero seguir introduciendo la fase 4 en mi reflexión. No digo que no tenga razón, sino que yo no lo tengo claro.

Voy a ir analizando cada fase y ver su sentido en la toma de decisiones.

Pero eso lo voy a hacer en un próximo artículo.