Una vez has definido tu visión, tus objetivos y tus prioridades, ya sea de una forma general en tu vida o en forma de una estrategia específica para tu trabajo actual, los proyectos necesarios para alcanzar el resultado deseado van a requerir la utilización de tiempo y dinero, además de tu trabajo y/o el de un equipo de personas capacitadas para ello.

Esos recursos no son infinitos, están limitados y suelen estar compartidos por el conjunto de tus proyectos, por lo que es necesario gestionarlos con buen criterio para sacarles el máximo partido.

Una de las características del dinero es que permite almacenar y conservar valor en sí mismo. Es decir, cuando creas algo de valor con tu trabajo y luego lo transformas en dinero (lo vendes o recibes un salario por ello), ese dinero retiene el valor de tu trabajo aún cuando su efecto ya ha finalizado. Esto hace que el dinero sea mucho más tangible y, como consecuencia, más sencillo de manejar.

Según Patrick McKenzie, programador y emprendedor americano al que tengo cierta devoción, deberíamos pensar en el tiempo de la misma forma en la que pensamos en el dinero, como un activo que puede generar tanto intereses (si invertimos en él adecuadamente) como deuda (si lo gastamos sin ningún tipo de control).

Tendemos a pensar que el tiempo no posee estas características. Parece que simplemente se gasta. Sin embargo, como ocurre con el dinero, además de simplemente gastarlo, tienes la posibilidad de invertirlo, es decir, utilizarlo de manera que almacene valor en sí mismo y genere intereses más tarde.

Cuando empleas el tiempo de forma que te permita ahorrar más tiempo en el futuro, estás generando valor. Por ejemplo, si eres programador y empleas un tiempo adicional en hacer pruebas de calidad sobre el código generado, evitarás emplear posteriormente mucho tiempo en corregir errores y explicar los problemas a tus clientes. Si vendes un producto o servicio en Internet, crear una página de “preguntas más frecuentes” te permitirá ahorrar mucho tiempo respondiendo de una sola vez a las mismas dudas que tienen la mayoría de tus clientes. Si después de leer este artículo se te ocurren formas de gestionar y aprovechar mejor tu tiempo, los cinco minutos que has empleado leyéndolo podrían considerarse también una buena inversión.

En general, todo lo que implique automatizar tareas es un tiempo bien invertido. Leer, aprender o recibir clases sobre sistemas, herramientas o método que usamos cada día en nuestro trabajo también suele ser un tiempo bien empleado: nos permite hacerlo en menos tiempo y con más calidad, lo que a su vez nos permitirá ahorrar más tiempo en el futuro. El tiempo empleado en delegar tareas que otros pueden hacer mejor, en menos tiempo o a un menor coste, también genera dividendos.

Y cuidado, que no estoy diciendo que emplear el tiempo en divertirse o entretenerse sea tirarlo. Al contrario, emplear nuestro tiempo de forma equilibrada en diferentes áreas de nuestra vida es una excelente inversión, necesaria para que funcionemos correctamente, como lo es comer y dormir.

Lo contrario a todo esto es utilizar tu tiempo generando deuda. Ocurre, por ejemplo, cuando no haces las cosas que deberías estar haciendo. Al final, se producirá una situación de crisis y tendrás que hacerlas de todas formas, pero con prisas, estrés y, seguramente, un resultado no demasiado brillante. También ocurre cuando haces cosas que te comprometen a hacer otros trabajos ineludibles en el futuro. Por ejemplo, si preparas una reunión con un cliente de forma vaga, harás que aparezcan dudas y discusiones, y que los treinta minutos que estaban previstos se conviertan en dos horas. Si construyes un sitio web de manera rápida con una estructura rígida, el día que tengas tráfico deberás emplear mucho tiempo modificando toda la estructura del sitio para que sea escalable. No saber decir no a todo lo que nos piden es, a mi juicio, la forma más habitual de ir generando deuda con nuestro tiempo.

Gabriel García Márquez cuenta que cuando empezó a trabajar se sentía culpable si no escribía todo el día, pero que pronto se dio cuenta de que por las mañana tenía que rehacer todo lo que había escrito la tarde anterior. Así que dejó de escribir por las tardes. Además de ser un tiempo perdido, robaba parte del tiempo de la siguiente jornada.

La mayoría de nosotros no sabemos muy bien cómo empleamos el tiempo. Si te preguntas cómo lo has hecho en las últimas dos semanas, seguramente no seas capaz de contestar con un mínimo de exactitud. La única forma de saber en qué gastas tu tiempo es anotando cuánto tiempo estás dedicando a cada unos de tus proyectos. Suele ocurrir que, cuando empiezas a hacer esto, te encuentras con la sorpresa de que no estás empleando tu tiempo en aquellas cosas que son prioritarias para ti. La mayoría del tiempo se va en tareas marginales que te mantienen ocupado sin acercarte a ninguno de tus objetivos.

Hacer un seguimiento de cómo empleas tu tiempo te permitirá entender si estás invirtiéndolo correctamente o simplemente gastándolo. Además, el hecho de controlar tu tiempo te aportará los siguientes beneficios:

… Al anotar tu tiempo creas un compromiso interno que te hace ser más responsable con respecto a cómo lo utilizas.

… Al saber que vas anotar el tiempo al final de la tarea, es menos probable que te distraigas hasta que la hayas finalizado.

… Al final del día tendrás una visualización real de cómo empleas tu tiempo, y tu cerebro inconscientemente empezará a tomar decisiones para corregir los defectos que esa visualización muestre.

…Te ayudará a dirigir tu enfoque a donde realmente hace falta.

… Adquirirás conciencia de lo que se tarda realmente en hacer las cosas, lo que te permitirá planificar mejor tus próximos proyectos.

Emplea tu tiempo con inteligencia, es tu activo más importante. Piensa en todas las cosas que haces a menudo y cómo puedes hacerlas mejor y en menos tiempo (o dejar de hacerlas). Trata de generar valor y evita generar cualquier tipo de deuda.

Sobre el Autor:

Francisco Sáez es el creador de FacileThings, una herramienta de productividad personal en la nube, y escribe habitualmente sobre productividad y GTD en este blog