En esta sociedad en que vivimos, tarde o temprano todo el mundo llega a un punto en el que se hace patente la sensación de tener demasiadas cosas que hacer y poco tiempo para hacerlas. Es una crisis por la que pasamos todos los trabajadores del conocimiento, y que no todos logran resolver. Cuando no logramos solucionarlo pronto (eso es lo más habitual, ya que no hay ninguna pócima mágica, sino una serie de hábitos que hemos de adquirir con el tiempo), lo que era un momento de agobio pasa a ser una preocupación recurrente y, finalmente, se puede convertir en un problema muy serio de estrés y ansiedad.

Cuando empezamos a ser conscientes de lo valioso y escaso que es ese recurso llamado tiempo–pero sobre todo cuando nos empezamos a agobiar–es cuando tratamos de buscar soluciones “mágicas” que nos ayuden a gestionar más eficientemente ese recurso.

El primer término que nos suena es la llamada gestión del tiempo. Eso que al principio se llamó gestión del tiempo ha ido evolucionando desde el siglo pasado y adaptándose a la propia evolución de la sociedad, añadiendo en cada etapa nuevos métodos, tecnologías y hábitos de trabajo que pretenden ayudarnos a ser más eficientes y productivos.

En una primera etapa se empezó a reconocer que había una gran número de actividades a los que dedicar nuestro tiempo y energías, y se trató de buscar una memoria donde almacenarlas. Así aparecieron las listas de tareas.

La segunda etapa trató de integrar las actividades en el tiempo futuro. Entonces aparecieron los calendarios y agendas, y se empezó a planificar en el tiempo.

La tercera generación supuso un avance muy importante. Se añadió la idea de dar prioridades y establecer comparaciones entre el valor de las diferentes tareas. Aquí se empiezan a definir objetivos y se prioriza en función de ellos.

Aunque esto es del siglo pasado y no demasiado eficiente en la actualidad, para la mayoría de las personas, sobre todo en el mundo empresarial, esa tercera generación es la actual. Es decir, todavía un buen porcentaje de gente trata de gestionar su tiempo con listas de tareas ordenadas por prioridades o representadas en un calendario.

Pero estamos en el siglo XXI, y hay una nueva cuarta generación, tan diferente que ya ni siquiera se habla de “gestionar el tiempo”. El tiempo es el que hay, no se puede gestionar. Lo que sí podemos hacer es aprender a gestionarnos a nosotros mismos (autogestión o self-management). Se trata de diferenciar claramente lo importante de lo urgente, y dedicar la mayor parte del tiempo a hacer cosas importantes, cosas que nos lleven a alcanzar nuestros más altos objetivos.

Muchos se han dado cuenta de que la excesiva planificación y control no encajan demasiado con las necesidades reales de las personas hoy día, y les impiden desarrollar y aprovechar nuevas oportunidades. Este nuevo enfoque requiere definir a fondo nuestros objetivos en la vida, en cada una de nuestras áreas de responsabilidad, y organizar y ejecutar nuestras actividades en función de eso.

Si quieres ser eficiente, productivo y, sobre todo, tener un día a día más relajado, necesitas saber gestionarte a ti mismo. La autogestión es una habilidad clave necesaria en todas las facetas de la vida. Muchos estudiantes obtienen bajas calificaciones, no porque sean incapaces de asimilar las clases, sino porque se ven abrumados por la carga de trabajo impuesta. A menudo, los empleados que ascienden en la jerarquía de una empresa no son los más inteligentes o instruidos, sino los más resolutivos, aquéllos que son capaces de enfrentarse a una fuerte carga de trabajo y hacer las cosas. Y, aunque no somos conscientes de ello, la falta de organización personal puede dar al traste con nuestra situación financiera o con nuestras relaciones interpersonales.

La autogestión es un concepto que comprende un conjunto muy amplio de habilidades y hábitos:

:: Conocerse uno mismo. ¿Cuáles son tus valores? ¿Cuál es tu visión de la vida? ¿Cuáles son tus fortalezas y tus debilidades? Sólo partiendo de esto se puede dedicar tiempo a lo que de verdad importa.

:: Definir objetivos y metas a todos los niveles, de forma que tus acciones obedezcan siempre a cosas importantes y no te dejes llevar por las crisis de lo urgente. No tiene ningún sentido estar siempre ocupado, sin más.

:: Desarrollar tu proactividad. Buscar, con actitud positiva, el camino que te lleve hacia la vida que quieres vivir. Como decía Steve Jobs, “no pierdas el tiempo viviendo la vida de otros”.

:: Tomar decisiones sobre todas las cosas que te conciernen—aunque la decisión sea no hacer nada—, para tener siempre el control de tu vida.

:: Mejorar tu autoestima y confianza. Valorarse a uno mismo, ser asertivo y aprender a decir no en determinadas circunstancias.

:: Desarrollarte, crecer, mejorar. Crear la disciplina necesaria para adquirir más conocimientos, para mejorar tus relaciones con los demás. Cuidar tu mente y tu cuerpo.

:: Gestionar el estrés y los conflictos, para lograr una estabilidad emocional necesaria para funcionar bien en todos los ámbitos de la vida.

:: Gestionar mejor tu atención, no sólo para hacer más cosas, sino para disfrutar más de tu tiempo. No hay más tiempo que el que hay, pero puede ser de más calidad.

:: Desarrollar y mantener la motivación necesaria para conseguir hacer las cosas y para vencer a la procrastinación. Como también decía Steve Jobs, “la perseverancia es la mitad de lo que separa el éxito del fracaso”.

:: Evaluarte de forma regular y hacer los ajustes necesarios. La realidad cambia y es muy posible que los supuestos que hiciste hace algún tiempo ya no sean muy acertados.

Sobre el Autor: 

Francisco Sáez es el creador de FacileThings, una herramienta de productividad personal en la nube, y escribe habitualmente sobre productividad y GTD en este blog