Hace unas semanas escribí un artículo en el que os contaba mis primeras impresiones de un nuevo método de ideación, el Enjambre de Ideas (BrainSwarming). Ese artículo generó bastante interés, lo cual nos llevó a plantear al creador del modelo, Tony McCaffrey una entrevista que él accedió amablemente a contestar y que podéis leer a continuación. Entre tanto, el profesor McCaffrey hizo un interesantísimo seminario online a través de la plataforma de Harvard Business Review. Ese seminario aumentó aún más mi interés ya que en él hablaba de soluciones en las que está trabajando para mejorar el modelo, sobre todo en algunos tipos de problema en los que yo había tenido más problemas aplicando el Enjambre de Ideas. En esta entrevista nos hablará de esos avances, y de sus futuros planes. Estemos atentos, porque esta técnica para generar ideas para resolver problemas complejas viene a sustituir al brainstorming…en esta entrevista entenderás por qué.
:: Dado que tienes una opinión tan fuerte sobre las tormentas de ideas, seguro que hubo un momento tipo Eureka en el que decidiste que necesitabas otra cosa. ¿Fue algo así la forma en la que se te ocurrió la idea del Brainswarming?
Al principio desarrollé el gráfico arriba-abajo y abajo-arriba para ayudar a resolver problemas a personas de forma individual. Después, tuve ese momento eureka en el que pensé que ese gráfico podría ayudar a equipos a trabajar de forma colaborativa. Lo probé con mis compañeros. Trabajaron en silencio sobre un problema y colocaron sus contribuciones en el gráfico. Les gustó mucho más este proceso que el de las tormentas de ideas. Es entonces cuando empiezo a investigar sobre las tormentas de ideas y encontré que no produce más ideas y que además no genera de forma constante ideas de calidad. Empecé a comparar esos resultados con mi proceso, y encontré que este funciona mejor. Y después de leer sobre como los enjambres de insectos solucionan los problemas (algo que se llama Inteligencia de los Enjambres) decidí llamar a mi modelo Enjambre de Ideas (Brainswarming)
:: Para todos los que están contentos con el Brainstorming, ¿qué les diría para convencerles de que utilicen Brainswarming?
La ignorancia es felicidad. Si no sabes que hay algo mejor, entonces probablemente estés contento con lo que utilizas. Por ejemplo, si no conoces los móviles, seguramente estés muy contento con tu teléfono fijo.
Os invito a probar Brainswarming. Veréis que produce ideas más rápido además de que habrá menos frustración en el equipo.
:: ¿Puede describir en una frase qué es el Enjambre de Ideas?
Brainswarming es un método silencioso de ideación grupal, en el que los participantes contribuyen con sus ideas a través de notas cortas en un gráfico estructurado.
:: ¿Es el Enjambre de Ideas complementario o sustitutivo de las Tormentas de Ideas?
BrainSwarming es un sustituto de brainstorming. Ambos métodos son de ideación, pero Brainswarming es más efectivo.
BrainSwarming mantiene las buenas cosas de brainstorming, pero deja fuera las malas. Alex Osborn, el creador de brainstorming tenía objetivos muy nobles. El problema es que el método que creó no consiguió esos objetivos.
:: ¿Y cuáles eran los objetivos de Osborn?
Eran 4 los objetivos originales de Osborn:
- La gente puede trabajar en equipo. Se pueden combinar y construir ideas sobre las ideas de los otros
- No se puede criticar las ideas de otros
- El objetivo es la cantidad de ideas
- Deben buscarse ideas poco comunes y originales
El Enjambre de Ideas consigue todos los objetivos de Osborn, pero además soluciona los problemas que evitan que las tormentas de ideas consigan esos objetivos.
:: Y, ¿cómo lo logra?
- Las sesiones no serán dominadas por los que hablan demasiado. No se habla durante las sesiones.
- No habrá críticas porque no se habla
- No hace falta que el facilitador se encargue de que nadie domine o critique. El proceso del Enjambre de Ideas mantiene al equipo centrado porque no se habla.
- Se deja de trabajar paso a paso. El equipo puede trabajar en paralelo así el trabajo va mucho más rápido.
- No hace falta que nadie tome notas de todo porque todo está ya escrito y colocado en el lugar adecuado del gráfico.
- Nadie tiene que resumir e interpretar los resultados ya que el gráfico tiene todos los resultados, gráfico que fue construido por todos.
- No hace falta que nadie resuma la sesión. Con sacar una foto del gráfico y mandarla, o simplemente guardando el gráfico para un uso posterior vale.
- Nadie tiene que leer un resumen en texto de la sesión de trabajo. El gráfico recoge frases cortas y coloca todas las ideas relacionando unas con otras.
- No hace falta agrupar las ideas similares porque el gráfico ya recoge esa agrupación.
- Se acabaron las ideas con largas descripciones. Todas las aportaciones son concisas ya que tienen que entrar en un post-it.
- No hace falta recordar lo que se dijo. Todo está bien visible en el gráfico.
- No te volverán a interrumpir en tu proceso mental. El silencio te ayuda a moverte entre pensar tranquilamente, escribir tus ideas, colocarlas en el gráfico, mirar a las ideas de otros, y construir sobre las ideas de los demás.
- No habrá más tensión entre los que piensan de arriba a abajo (los que miran la foto completa) y los que piensan de abajo a arriba (orientados al detalle). El gráfico integra a los dos.
- No habrá más miedo al jefe ni a los compañeros. El silencio y el anonimato en el gráfico, asegura honestidad, riesgo e ideas innovadoras.
- No habrá obligación de que todo el mundo esté presente para la sesión. El gráfico se mantiene en la pared para que el equipo pueda contribuir en diferentes momentos (la versión online de Brainswarming permitirá que equipos de todo el mundo puedan colaborar de forma remota)
:: En mi (breve) experiencia personal con el enjambre de ideas, tengo la sensación de que es muy potente con problemas muy concretos, pero tuve dificultades con problemas más abstractos. ¿Es el enjambre de ideas más efectivo en algún escenario en concreto? ¿Cuál es tu consejo cuando es difícil describir de forma concreta y sucinta un problema para utilizar brainswarming?
Estoy de acuerdo con que el enjambre de ideas es muy efectivo cuando el objetivo es específico y concreto. Estoy descubriendo que un objetivo abstracto significa que hay que hacer algunos ajustes al proceso. Por ejemplo, supongamos que el objetivo es “crear un anuncio para un producto”. Este objetivo es demasiado difuso. He diseñado un método especial del enjambre de ideas que funciona muy bien para crear anuncios. Supongamos que el objetivo es “crear un nuevo uso para un producto”. De nuevo el objetivo es poco concreto. También he creado un proceso que funciona muy bien generando nuevos usos para productos existentes. En definitiva, los problemas con objetivos abstractos necesitan variaciones del proceso de Brainswarming. Sin embargo, estas nuevas versiones son muy potentes con esos problemas La mayoría de la investigación que estoy realizando ahora se centra en crear variaciones eficaces con este tipo de problemas más abstractos.
Todas las variaciones que he desarrollado hasta ahora están en este documento que describe el uso del enjambre de ideas en los siguientes tipos de problemas: técnicos, planificación estratégica, marketing, publicidad, financiación y recursos humanos.
:: Para principiantes, ¿cuáles son las 3 claves más importantes para tener una sesión de enjambre de ideas productiva?
Este es el enlace a un documento gratuito con consejos para organizar una sesión de Brainswarming, pero podría resumir las principales claves en 3:
- Hay que centrarse en contribuir al gráfico, no en solucionar el problema. No hay que intentar solucionar el problema a la primera. Hay que ir paso a paso. Parafrasea el objetivo de diferentes maneras, y añade todas al gráfico. Piensa en nuevos recursos y añádelos al gráfico. Y más tarde es cuando se puede trabajar en conectar la parte de arriba del gráfico (objetivos) con la de abajo (recursos).
- Utiliza las menos palabras posibles para describir cada aportación. Si la aportación empieza con un verbo, probablemente deba estar en la parte de arriba (objetivos) o en la central, dónde se interactúa con los recursos. La parte de los objetivos tendrá muchas frases con verbo que describen los cambios deseados (ej.: incrementar ventas). La parte central del gráfico tendrá muchas frases con verbos que describen las acciones a realizar (ej.: aumentar el departamento de venta, mejorar el nombre del producto). Si la aportación empieza con un nombre o un adjetivo, entonces probablemente pertenecerá a la parte de abajo del gráfico (recursos). Los nombres son recursos (ej.: internet). Y aportaciones con adjetivos son recursos con determinadas cualidades (ej.: conexión inalámbrica de alta velocidad)
- Cada persona tiene estilos diferentes de trabajo. Deja a cada persona trabajar según su estilo. Algunos trabajaran en solitario creando muchas notas. Luego irán al gráfico y colocarán esas notas. Otros irán una a una, la escriben y la colocan, para luego mirar el gráfico y buscar otra idea que contribuya a una de otra persona. A algunos les gusta trabajar de arriba abajo parafraseando el objetivo. Y otros trabajarán de abajo a arriba añadiendo nuevos recursos y descomponiéndolos en partes y características. A algunos les gusta trabajar en partes dónde ya hay muchas ideas, y otros al contrario, dónde hay menos. Deja que cada uno trabaje según su estilo.
:: Según tu experiencia, ¿es el enjambre de ideas igual de efectivo con tipos de personas diferentes? He visto como los “drivers” suelen ir muy rápido a la solución en vez de explorar diferentes ramas. ¿Es esto algo a tener en cuenta a la hora de montar el equipo de trabajo? ¿Debe el facilitador equilibrar los equipos según ciertas normas?
El silencio de las sesiones de enjambres de ideas crea el ambiente para que tanto los introvertidos como los extrovertidos puedan trabajar juntos. La estructura del gráfico hace que sea fácil para los que piensan de arriba a abajo (los que ven la foto completa) y los que trabajan de abajo a arriba (los orientados al detalle) colaborar de forma positiva. Ese silencio hace que para los empleados sea más fácil ser honestos cuando hay jefes en la sala. Además, ya que las notas son anónimas, esto hace que se sienta mayor libertad. De esta manera, es fácil para empleados y jefes colaborar juntos.
Personalmente, nunca he tenido problemas con los “drivers”. Si tienes “drivers” en el equipo, enseguida se lanzarán a trabajar de forma vertical y crearán soluciones ignorando las ramas. Sin embargo, ya que no pueden hablar, no podrán limitar a otros explorar esas ramas y pensar más a lo “ancho”.
:: Sé que eres muy estricto con el tema del silencio durante una sesión de trabajo en Brainswarming. Sin embargo, ¿no es eso un paso atrás en cuanto a la colaboración? Se podría decir que el problema de que los extrovertidos controlen la actividad se soluciona gestionándoles mejor frente a imponer el silencio.
Hay muchas razones por las que hablar no es efectivo. El que los extrovertidos tomen el control del grupo es uno de los problemas más fáciles de solucionar (normalmente con un buen facilitador). Compartir ideas de una en una es terriblemente lento y una pérdida de tiempo. En cambio, si la gente escribe sus ideas todos a la vez, se progresa mucho más rápido. Por ejemplo, una gran empresa que utiliza brainstorming presumía de que pueden producir 100 ideas en una hora. Con Brainswarming, he conseguido hasta 115 ideas en 15 minutos.
Tiene más beneficios utilizar una escritura silenciosa que hablar. No hace falta recordar todo lo que se ha dicho ya que está todo en el gráfico y se puede revisar en cualquier momento. No hace falta escribir todas las ideas ya que ya están todas escritas y colocadas en su sitio en el gráfico. No hace falta producir minutas de la sesión. Con sacar una foto o guardar el gráfico ya vale.
Cuando se habla, tendemos a utilizar muchas palabras. Escribir la idea en una pequeña nota te obliga a ser muy conciso. Es como twitter que te limita a 140 caracteres. Una nota te obliga a reducir hasta la esencia de tu idea antes de compartirla con el resto del grupo.
Cuando hablas, es fácil interrumpir los procesos de pensamiento de otros. Con el silencio del enjambre de idea, no interrumpes el pensamiento de nadie. El silencio te permite pasar de pensar tranquilamente, a escribir tus ideas, a colocarlas en el gráfico, mirar las ideas de otros y aportar más ideas sobre las anteriores.
Mucha gente tiene miedo de ser honesto delante de sus jefes. Pero escribiendo y publicando la idea de forma anónima fomentas la honestidad, la toma de riesgo, y las ideas creativas.
Hablando, todo el mundo tiene que estar en la sesión para escuchar lo que se dice. Con brainswarming, el gráfico se mantiene en la pared para que cualquier contribuya en cualquier momento (la versión online permitirá a equipos colaborar de forma remota)
:: Una vez que acabas con el proceso de ideación y pasas a una fase de evaluación, hay que volver a utilizar el habla. ¿No nos encontraremos algunos de los problemas que describes en esta fase?
Hablar perjudica la fase de ideación. Pero hablar es necesario en la fase de evaluación y decisión. He hecho varias pruebas. Por ejemplo, formar pequeños equipos alrededor de sus ideas favoritas. Cada grupo puede refinar la idea o empezar a evaluarla. ¿Cuánto cuesta? ¿Cuáles son sus ventajas e inconvenientes? También he probado con votaciones. Se da tres post-it’s a cada persona y de forma silenciosa votan sus ideas favoritas pegando las notas al lado de las ideas que prefieran. Alguno puede incluso dar los tres votos a la misma idea. Después de la votación se analizan las ideas en función de sus ventajas e inconvenientes. Esto se puede hacer con todo el grupo, o sólo con una parte de él. El método depende del equipo.
En resumen, hablar no es bueno para la ideación pero necesario para la evaluación y la toma de decisiones. Cuando se vuelve a hablar, alguno de los problemas alrededor de las dinámicas del grupo volverán a aparecer. Sin embargo, no veo alternativa aunque me encantaría escuchar ideas sobre este tema.
:: Sé que estás trabajando en herramientas online para Brainswarming. Desde mi experiencia, creo que Brainswarming tiene mucho potencial para colaboración remota. ¿Puedes contarnos un poco sobre los planes alrededor de esas herramientas online? ¿Qué podemos esperar?
Imagina un trabajador de una empresa multinacional que publica un nuevo gráfico de enjambre de ideas antes de irse a dormir. Esta persona simplemente coloca el objetivo arriba, y unos cuantos recursos abajo. Después manda invitaciones a sus compañeros diciendo que hay un nuevo problema online y que tienen 48 horas para trabajar en él. Entonces esa persona se va a la cama, y cuando se levanta encuentra muchas ideas aportadas por colegas de Londres, París y Mumbai. El gráfico mantiene todas las ideas bien organizadas. Todas las aportaciones son cortas, 140 caracteres o menos (como Twitter) así que no hay mucho que leer. Las aportaciones siguen ocurriendo mientras tanto, así que el gráfico crece en tiempo real.
Entonces, con solo mirar las conexiones entre la parte superior (objetivos) y la inferior (recursos) puede ver las potenciales y nuevas soluciones al problema original.
A un jefe también le gustará porque puede sacar estadísticas de cuántas veces ha contribuido cada uno, y si alguna de esas contribuciones ha sido parte de una solución, y claro, si alguna de esas aportaciones es parte de la solución seleccionada como la mejor. De esta manera, los jefes pueden medir la capacidad de solución de problemas de sus empleados usando métricas objetivas.
:: Algunas de las cosas que has publicado, lo has hecho bajo licencia, y a la vez, tienes proyectos empresariales alrededor de Brainswarming. ¿Cómo encaja todo esto? ¿Qué expectativas tienes en cuanto a cómo usará la gente Brainswarming?
Tenemos diferentes modelos de negocio para el proceso manual y la versión online.
BrainSwarming Manual:
Por “manual”, me refiero a una sesión presencial.
Cualquiera puede hacer una sesión por su cuenta de forma gratuita. Cuando hago de facilitador en una sesión de Enjambre de Ideas, utilizo técnicas avanzadas para conseguir dos cosas: (1) ayudar a que el equipo descubra cosas que pasé por alto y (2) ayudar al equipo a encontrar problemas“similares” que ya han sido solucionados.
Tengo una consultora a través de la que presto servicios a empresas que necesiten ayuda con esas técnicas avanzadas para realizar sesiones de Enjambre de Ideas. También ofrezco formación a gente que quiera aprender esas técnicas avanzadas.
BrainSwarming online:
La versión online de Enjambre de Ideas es una plataforma que permite solucionar colaborativamente problemas de forma remota. Se podrán construir gráficos de BrainSwarming online.
Estamos planeando tener dos versiones de Brainswarming online. La primera será una básica y gratuita versión para innovación abierta. La segunda versión incluirá software que realizará de forma automática técnicas avanzadas. Esta segunda versión será de pago. El software hará sugerencias de forma automática que ayudarán a descubrir lo que se está pasando por algo. El software también buscará problemas similares al actual y buscará soluciones desconocidas para el equipo.
:: Creo que esa característica de sugerir problemas similares al que tienes entre manos es algo muy potente. ¿Puedes explicar un poco cómo funciona?
La innovación necesita una forma de búsqueda que no sea cómo la de Google. La innovación necesita mirar al futuro, y Google sólo mira al pasado. He creado una manera de buscar que echa un vistazo al futuro buscando por caminos paralelos (lateralmente). Déjame que lo explique con un ejemplo.
Un gran problema en el fútbol americano son las conmociones cerebrales. Si buscas en Google “formas de prevenir las conmociones cerebrales” encontraras todas las formas conocidas de intentar solucionar el problema. Pero queremos encontrar algo que no se haya probado antes. Probamos con mi motor de búsqueda lateral. Buscamos “reducir conmociones cerebrales” en el motor de búsqueda que genera dos docenas de cadenas de búsqueda relacionadas. Algunos ejemplos: reducir energía, minimizar la fuerza, intercambiar fuerzas, sustituir energía, energía opuesta, repeler energía, reducir la inercia y cambiar dirección. Búsquedas sobre este grupo de cadenas de búsqueda nos da soluciones en campos muy diferentes. De repente, hemos encontrado una solución conocida de un campo lejano que potencialmente puede ser una solución a nuestro problema. Tenemos expertos que han evaluado nuestra solución, y estamos ahora en proceso de patentarlo.
La clave para mirar hacia el futuro es mirar lateralmente. Buscar en Google te mantiene limitado en un área. Google no generaliza sus cadenas de búsqueda, lo cual no ayuda a ser innovador. Con Google acabas demasiado cerca al lugar de dónde empezaste. Un motor de búsqueda lateral que generaliza las cadenas de búsqueda es el camino adecuado para encontrar el mayor número de soluciones a tu problema, y que éstas vengan de diferentes campos de conocimiento.
:: Acabas de empezar una campaña en Kickstarter para financiar la versión online del software. ¿Puedes explicarnos los objetivos y contarnos por qué elegiste esta forma de financiación?
Mucha gente nos pide una versión online de Brainswarming para que equipos globales puedan colaborar en solucionar problemas eficientemente, y de forma visual e innovadora.
Estamos explorando diferentes maneras de financiar la versión online de Brainswarming. Gracias a todo el interés que estamos recibiendo de nuestros clientes potenciales, hemos decidido lanzar la campaña de Kickstarter. Sin embargo, también hay una importante consultora que se ha interesado por la versión online del Enjambre de Ideas.
Colabora con Kickstart an Online BrainSwarming Platform para que se puedan solucionar problemas colaborando desde cualquier lugar del mundo creando soluciones innovadoras. Haz una donación, y recibirás a cambio acceso a la versión online del Enjambre de Ideas.
