Como recomendaba en mi primera entrevista, te invitamos a seguir y a conocer a Gonzalo Álvarez, una persona a la que le apasiona comunicar, que trabaja duramente analizando los entresijos de una buena presentación y que ayuda a quien le escucha a mejorar. Pero no es fácil, todo requiere trabajo y esfuerzo. Gonzalo publicó hace ya un año uno de los mejores libros para comunicarte con eficacia en las presentaciones: “El Arte de Presentar. Cómo planificar, estructurar, diseñar y exponer presentaciones”. Para mí, fan de las presentaciones y del arte de comunicar con precisión es un libro imprescindible.
Gonzalo es Ingeniero Superior de Telecomunicación y Doctor en Informática. Es profesor, investigador, divulgador. En definitiva, una persona de talento que además lo comparte, por lo que estamos muy agradecidos. El motivo de esta entrevista es porque han diseñado una herramienta que me parece muy interesante, se llama Presentweets, y no te pierdas detalle porque es una forma fantástica de aumentar de forma exponencial los mensajes cuando haces una presentación.
:: ¿Cómo es eso de tuitear mientras estás dando una presentación?
Las audiencias tradicionales han muerto. Ya nadie se sienta pasivamente a escuchar cómo habla un ponente. Equipados con smartphones, tablets y portátiles, la distracción está a un clic de distancia. En el momento en el que el valor percibido por atender al ponente es inferior al esperado por realizar otras tareas en dispositivos móviles, la audiencia desconecta. ¿Y a dónde va? En buena medida, a las Redes Sociales, y en particular, a Twitter. ¿Por qué no aliarte con las tecnologías móviles en lugar de competir contra ellas? Que te encuentren tuiteando en Twitter cuando lleguen allí.
Presentweets te permite tuitear mientras hablas con PowerPoint. Antes de la presentación, dejas introducidos los tuits dentro del campo de comentarios de tus diapositivas. Y te olvidas. Presentweets los integra dentro de tu presentación. Los tuits saldrán perfectamente sincronizados con tu discurso. El público se sorprenderá al notar cómo tus tuits se publican en perfecta armonía con tus diapositivas.
:: Me encanta, y ¿cómo surge Presentweets?
No existía ningún programa que se integrase cómodamente con PowerPoint para tuitear contenido específico con cada diapositiva. La gente recurría a programar la hora y minuto de los tuits, los cuales nunca salían sincronizados con las palabras del ponente. O recurría a complicadas soluciones implicando muchos pasos y programas, incómodas e inestables.
Con Presentweets te olvidas de los detalles técnicos y te enfocas en inspirar y cautivar a tu audiencia con tu puesta en escena. Cuentas con la tranquilidad que proporciona saber que tus tuits se están enviando en el momento preciso con la información exacta.
Se lo pones tan fácil a la audiencia que más oyentes se animarán a retuitear tus ideas: tan sencillo como hacer un RT y tus palabras se difundirán tal cual las pronunciaste. Tus mensajes llegarán a una audiencia exponencialmente mayor y aumentarás tu número de seguidores.
:: ¿No crees que esto puede desviar la atención del público o puede ocurrir lo contrario, resaltas los mensajes claves?
Te guste o no, mientras tú hablas en público tu audiencia estará usando las redes sociales desde sus dispositivos. Acéptalo: la distracción está a un clic de distancia. No puedes evitarlo ni prohibirlo. Presentweets apuesta por influirlo, alimentarlo, encauzarlo.
Puedes integrar las redes sociales dentro de tu presentación para crear una conversación virtualmente sin fronteras, de manera que tu mensaje será amplificado y alcanzará una audiencia mucho mayor. Dentro y fuera de la sala; antes, durante y después de la presentación; las redes sociales te ayudarán a crear una nueva relación con tu público, con quien podrás construir y nutrir una comunidad en red.
:: Han pasado varios años desde tu publicación de “El Arte de Presentar”:
a.- ¿Qué fue lo que más te aportó la publicación de esta obra?
Publicar un libro aporta numerosas recompensas. En primer lugar, el tremendo esfuerzo de sistematización y organización al escribirlo te obliga a aclarar tus propias ideas y a profundizar en tu propio conocimiento. Escribir un libro te hace más sabio. Por otro lado, te da una visibilidad más allá de Internet, al venderse en cientos de librerías por todo el país, lo que te permite llegar a personas que tal vez nunca te habrían encontrado a través de Twitter o del blog.
b.- ¿Qué crees que es lo que tus lectores más ha sorprendido o más han aprendido del libro?
Sorprende su enfoque nuevo, fresco y holístico a las presentaciones. Nuevo, porque el libro no cuenta las mismas cosas de los cientos libros sobre presentaciones eficaces y hablar en público que abarrotan las estanterías de las librerías; fresco, porque está escrito desde el corazón, tras muchos años de experiencia subido a los escenarios ante las audiencias más variadas; holístico, porque es el único libro en lengua hispana que aborda los tres pilares de las presentaciones: el contenido, el diseño y la exposición.
:: Eres un gran experto en comunicación, ¿alguna opinión sobre cómo se ha gestionado la crisis del Ébola en España, desde una perspectiva de comunicación?
La comunicación es la gran asignatura pendiente en este país. Y no sólo en esta crisis u otras muchas anteriores. Falla la comunicación entre las parejas y entre padres e hijos; falla la comunicación entre mandos y empleados y entre los propios miembros de los equipos de trabajo; falla la comunicación de los políticos al ciudadano y entre la ciudadanía; falla la comunicación en todos los ámbitos. Hablar en público se da por hecho, cuando está todo por hacer. La retórica, la oratoria, el debate son disciplinas erradicadas por completo de los planes de estudio desde hace lustros. La cultura mediática cada vez más insustancial que nos rodea agrava el problema.
:: En mi carrera profesional, me dedico a diseñar planes financieros y decisiones de management que se plasman en documentos que luego hay que comunicar. He vivido en primera persona que todo comunica, y que lo mismo que cuidamos los powerpoint deberíamos de hacerlo también con nuestros documentos de texto. En este sentido:
..¿cuáles crees que deberían ser las claves para comunicar y presentar documentos más extensos, con datos y que tienen que ser claves para tomar decisiones? (Fotos, resaltado de frases, maquetación).
Hoy nadie lee informes. Ya no hay tiempo ni ganas. Cuantas más páginas tenga un documento, mejor se defenderá a sí mismo del riesgo de ser leído. Recomiendo usar siempre una aproximación piramidal: empezar por la información más relevante y a medida que se progresa ir proporcionando más detalle. De esta manera, aunque abandones pronto la lectura del documento, te habrás llevado la información clave.
La primera página debería condensar el mensaje clave de todo el documento. Total, pocos pasarán de esa primera página, así que más vale expresar en ella la esencia del documento completo. Dentro del documento, es recomendable utilizar una estructura jerárquica, con no más de tres o cuatro ideas clave, y para cada una de ellas no más de tres o cuatro subideas, y así sucesivamente. A más información, mayor confusión y mayor obstáculo para la toma de decisiones. Destaca sólo los datos absolutamente necesarios para tomar una decisión informada. Relega el resto de los datos al apéndice, donde nadie los leerá pero pueden ser consultados llegada la ocasión.
:: ¿Y qué me dices de las reuniones? ¿Alguna recomendación para trabajar una reunión y que no te “asesinen la idea”
Las reuniones merecen su propio libro. Se convoca habitualmente a más gente de la necesaria, sin un objetivo claro ni una duración preestablecida, la mayoría no acuden preparados ni tienen claro por qué están allí. Se pasa más tiempo debatiendo qué se debería hacer en lugar de haciéndolo. Ya he escrito en el pasado sobre claves obvias para reuniones que conduzcan a la acción, y sin embargo rara vez puestas en práctica:
- define el objetivo de la reunión antes de reunirte; prepara una agenda;
- consulta con quienes acudirán a la reunión qué temas les gustaría que se incluyeran en la agenda;
- no permitas el debate de temas que no tengan que ver estrictamente con el orden del día;
- establece con claridad la hora de comienzo y de finalización;
- designa un responsable para llevar a término toda decisión que se adopte;
- redacta un informe de la reunión, distribúyelo a todos los asistentes y pon en marcha mecanismos para realizar el seguimiento de las decisiones adoptadas.
:: Por último, en Sintetia nos leen muchos emprendedores y profesionales del ámbito de la empresa. Te pediría…
.. Las 3 ideas que le ayudarán mejor para vender su producto/servicio (desde una perspectiva de comunicación)
- Sé breve.
- Sé claro.
- Sé conciso.
.. Las 3 cosas que NUNCA deben hacer delante de un inversor cuando presenten su compañía
- Acudir sin una idea clara de modelo de negocio.
- Creer que sabes más que el inversor
- Ponerte a la defensiva ante las preguntas del inversor en lugar de escuchar y aprender.
.. Las 3 claves para comunicar con éxito su empresa en un evento de alto impacto
- No vendes soluciones, vendes felicidad. Céntrate en que la audiencia se sienta comprendida, demuestra que entiendes su problema, objetivos y deseos.
- Habla menos del tiempo asignado y así tendrás oportunidad de responder preguntas.
- Delante de una audiencia, céntrate en el lado emocional y deja lo racional y los listados de características y datos para el catálogo, para la hoja de especificaciones o para las páginas interiores de tu sitio web.
