¿Quién no se ha dormido en una presentación? ¿Y quién no ha vibrado en otra? La diferencia entre ambas situaciones parece abismal, como la distancia entre el cielo y la tierra. ¿Qué tendrán esas personas que están tan calmadas cuando hablan, que cautivan y emocionan, que cuando acaban quieres más? ¿Por qué es tan difícil hablar y comunicar bien en público?

Éstas son algunas de las preguntas que creo que todos nos hacemos alguna que otra vez, sobre todo si nos toca hablar en una reunión o en un evento al que nos han invitado.

Pues bien, les invitamos a seguir y a conocer a Gonzalo Álvarez, una persona a la que le apasiona comunicar, que trabaja duramente analizando los entresijos de una buena presentación y que ayuda a quien le escucha a mejorar. Pero no es fácil, todo requiere trabajo y esfuerzo. Gonzalo acaba de publicar “El Arte de Presentar. Cómo planificar, estructurar, diseñar y exponer presentaciones”un libro imprescindible, y del que hablaremos largo y tendido próximamente en Sintetia.

La biografía de Gonzalo es, además, muy atractiva, porque es Ingeniero Superior de Telecomunicación y Doctor en Informática. Es profesor, investigador, divulgador. En definitiva, una persona de talento que además lo comparte, por lo que estamos muy agradecidos.

:: Déjame que empiece por tus motivaciones intrínsecas hacia el mundo de la presentación, ¿qué te ha llevado a meterte de lleno en el mundo de la comunicación? ¿Tendrá algo que ver el sopor de escuchar tantas malas presentaciones, :), y has decido hacer algo para cambiarlo?

Creo firmemente que existen ideas con el potencial de cambiar el mundo. Y las presentaciones suponen un medio privilegiado de contarlas. Por desgracia, las buenas ideas no sobreviven a las malas presentaciones. Afirmaba Aristóteles que “saber contar una idea es tan importante como la idea misma”. Las presentaciones fracasan cuando no conectan con la audiencia, cuando no captan ni mantienen la atención, cuando no se comprenden ni se recuerdan. Como resultado, no provocan ningún cambio en la audiencia.

Creo que podemos cambiar el mundo con nuestras presentaciones. Y creo que todos podemos aprender a mejorarlas y por tanto a contar mejor nuestra historia.

:: “Detesto que la gente recurra a las presentaciones con diapositivas en lugar de pensar. La gente se enfrenta a los problemas creando una presentación. Yo quería que se comprometieran, que se discutieran los temas sentados en una mesa, en lugar de mostrarme un puñado de diapositivas”. Esta es una frase de Steve Jobs cuando trabajaba internamente con su equipo, y la pregunta que surge es: ¿el power point nos puede hacer parecer “tontos” o mostrarnos “poco comprometidos”?

El PowerPoint es una mera herramienta, como el Word o el Access. PowerPoint no te hace estúpido, la incapacidad de pensar te hace estúpido. Si una persona es incapaz de alumbrar ideas brillantes y de articularlas en un discurso coherente, que use PowerPoint para exponer al mundo sus sandeces no hace culpable a la herramienta de su incapacidad de pensar.

Si una persona se limita a volcar en sus intervenciones en público montañas de información desestructurada, si es incapaz de sintetizarla, de adaptarla al conocimiento previo de la audiencia, de buscar analogías, de jerarquizarla, de establecer conexiones entre distintos campos, etc., ¿culparemos a ello de PowerPoint porque sea la herramienta elegida para vomitar esa indigestión de datos? En definitiva,  no es que no sepamos usar PowerPoint: es que estamos olvidando cómo pensar.

:: Si tuvieras que elegir, ¿Cuáles serían los 5 errores más comunes que todos solemos cometer a la hora de hacer una presentación en público?

1) Tratar de comprimir demasiada información en una presentación en general y en cada transparencia en particular.

2) Hablar de lo que te interesa a ti en lugar de lo que le interesa  a tu audiencia.

3) Seguir hablando cuando la audiencia ya ha dejado de escucharte.

4) No tener un mensaje claro que contar ni una estructura organizada de tus ideas, en definitiva, hablar sin foco.

5) Utilizar transparencias llenas de texto y, lo que es peor aún, ¡leerlas!

:: Comunicar es difícil, hay que entrenarlo y, sobre todo formarse. ¿No crees que en España hemos descuidado la comunicación en todos los niveles educativos, desde infantil hasta la universidad?

Le oí explicar en una brillante conferencia al famoso presentador de televisión Manuel Campo Vidal que los españoles comunicamos tan mal porque de niños no nos sacaban a la pizarra, a diferencia de lo que ocurre en otros países. En España el canal de transmisión de conocimiento profesor-a-alumno es oral, mientras que el de retorno, alumno-a-profesor, es escrito. En nuestro sistema educativo, salir a la pizarra se considera un castigo. Y claro, cuando luego saltamos a la vida profesional llega el “llanto y crujir de dientes” a la hora de hablar en público. Saber hablar bien es hoy más que nunca una necesidad, ya que cada vez más el modo de hablar se está convirtiendo en una vara de medir la profesionalidad en la actividad laboral.

:: Como dices, comunicar bien es extremadamente útil. Muchas de tus reflexiones, en el libro y en el blog, no sólo son útiles para presentaciones públicas, sino también para las reuniones donde hay que “cautivar” a un cliente, a un proveedor o a un potencial inversor en el tú a tú. Pero, ¿hay diferencias en las técnicas de presentar las ideas en público o en un ámbito más privado y reducido?

Desde luego. Presentar ante una audiencia pequeña o ante una grande exige técnicas muy diferentes. Ante una audiencia de una o dos personas puedes utilizar como ayuda visual para tus palabras servilletas de papel, un cuaderno o un iPad. Podrás entrar en el detalle en función de las preguntas y del interés que muestre tu interlocutor. La presentación será mucho más personalizada, porque habrás podido investigar a fondo a esa persona y conocerás con precisión su perfil. Hay una gran cercanía entre ambos (aunque puede verse rota por una mesa que se interpone como una barrera psicológica), permitiendo incluso el contacto físico. Es más fácil leer las reacciones corporales y sentir cómo está siendo recibida tu presentación. Tus gestos serán comedidos. Todo el proceso será muy fluido e interactivo, con preguntas frecuentes en cualquier momento y mayor participación de la audiencia.

En cambio, en un escenario ante una gran audiencia, los visuales a usar serán la gran pantalla, que no permite tanto detalle. La presentación no podrá personalizarse para cada miembro de la audiencia y por fuerza será mucho menos participativa, tenderá más al monólogo, si acaso interrumpido por preguntas al final. Tus gestos serán más amplios, te moverás por el escenario, utilizarás la voz como recurso retórico.

En definitiva, son dos historias muy distintas.

:: ¿Cuál crees que son las barreras a derribar para que cada comunidad de conocimiento (informáticos, economistas, biólogos o abogados…), y que tienen su propio metalenguaje, puedan trabajar juntos con una comunicación fluida y efectiva? Te hago esta pregunta porque parece que los “tecnicismos” a veces “desunen” más que “unen” e impiden crear y trabajar en una dirección adecuada.

Una vez que conocemos algo, nos resulta muy duro imaginarnos cómo era no conocerlo. Podríamos decir que hemos sido “malditos” por el conocimiento. En consecuencia, se nos hace difícil compartir con otros lo que sabemos porque somos incapaces de re-crear el estado mental de nuestra audiencia.

Si das por hecho que la audiencia posee la misma información (o el mismo conocimiento) que tú y no es así, no lograrás conectar con ella. Éste es el problema de la mayoría de oradores que saben tanto sobre un tema que terminan quedándose solos cuando hablan sobre él: han olvidado cómo era vivir sin ese conocimiento que ahora dominan, han perdido la capacidad de empatía, es decir, de ponerse al mismo nivel que el otro.

Tristemente, suele ocurrir que cuanto más sabes, peor te expresas.

:: Las destrezas hay que entrenarlas mucho, mucho de más de lo que solemos creernos. En la bio de Steve Jobs, al que todos admirábamos por sus presentaciones públicas, se mostraba cómo de forma meticulosa trabajaba una y otra vez sobre sus diapositivas, sobre el texto, sobre lo que iba a decir, el cómo. Por eso, me gustaría que nos hablaras de una especie de “plan de entrenamiento” para mejorar día tras día.

El orador no nace, se hace. Para presentar bien hay que presentar mucho. Es cuestión de práctica, no de don. La falta de talento suele ser la justificación para la pereza. Y la pereza impide el desarrollo del talento. Sólo hay un camino hacia la mejora: practicar, practicar, practicar.

Y para ayudarte en esta práctica, no hay mejor coach de presentaciones que una cámara de vídeo. ¿Quieres llevar tus presentaciones a un nivel que nunca habrías soñado? Grábate en vídeo presentando durante cinco minutos al día. Después repasa el vídeo y aprende qué funciona y qué no. Repite este ejercicio todos los días durante varios años y te garantizo que el resultado será espectacular. No hay ingredientes secretos ni fórmulas mágicas.

:: Me gustaría remataras estas frases:

• .un buen arranque de una presentación en público es… la mejor manera de captar la atención de la audiencia y de conectar con sus necesidades e intereses.
• una diapositiva ideal… comunica con claridad una única idea.
• un criterio efectivo para elegir una foto en tu presentación es… que amplifique tus palabras aportando valor al mensaje más allá de la mera decoración.
• una presentación efectiva… provoca un cambio en la audiencia, ya sea en sus ideas, en sus sentimientos o en sus acciones.
• una referencia a seguir para aprender… las cientos de charlas que pueden disfrutarse en https://www.ted.com
• un libro recomendado y de cabecera… “El Arte de Presentar”

:: Nos gustaría que eligieras un vídeo o una presentación que consideres “top” para nuestros lectores

Como no, una referencia importante es William Ury, y un ejemplo de lo importante que es comunicar en las negociaciones. Recomiendo este video