Imagínense: Una administración pública saca a concurso una serie de tareas que le son propias. La empresa que gana el concurso y obtiene la licitación ha de montar el servicio correspondiente. Me contratan para que prepare y ponga en marcha ese servicio. Tras una de las innumerables reuniones preparatorias, la empresa (y yo mismo) recibimos un correo electrónico que, entre muchas otras informaciones y consideraciones, dice:

“Desde un primer momento vuestras dudas y preguntas han ido dirigidas más a la gestión económica que a la realización del servicio. Ya en la primera reunión […] vuestro único interés era conocer cuántas personas estaban trabajando actualmente […]. El motivo de las reuniones es únicamente organizativo: cómo se gestiona este servicio […] y os debéis ceñir al trabajo pautado. La actitud debe estar encaminada a conocer el trabajo que debéis realizar y, cualquier tema económico -si lo consideráis oportuno- plantearlo en el foro adecuado.”

¿Por qué esa obsesión con los costes?

Dicho de otra manera, ¿por qué los costes constituyen una obsesión para las empresas?

Ya hemos hablado de que la innovación no se produce necesariamente en un laboratorio por personas vestidas con bata blanca. De que la innovación, aunque solo tenga consecuencias en los costes (no en el producto o su adaptación al consumidor) y solo venga de la manera en que se fabrica, produce o sirve, es valiosa. Un inciso: Juan Sobejano diría que hablamos de innovación creativa incremental. De que una de las funciones en un puesto de responsabilidad es aumentar la eficiencia de la organización. Hoy veremos que el desarrollo económico es, en buena medida, una eterna búsqueda de la máxima eficiencia.

El principio. La revolución industrial.

La revolución industrial no fue sino una impresionante rebaja en los costes de producción de las manufacturas, comenzada por un simple aprovechamiento de los tiempos muertos en las labores agrícolas. Las tareas del campo se reducían o detenían durante ciertos meses (bien porque la necesidad de trabajo disminuía entre siembra y cosecha, bien por el invierno detenía totalmente el trabajo). A alguien se le ocurrió que los campesinos podrían aprovechar ese tiempo para realizar las tareas de manufactura menos especializadas, como por ejemplo el hilado. Los campesinos aumentaban sus ingresos y el precio que cobraban por el mismo trabajo era menor que el de los trabajadores insertos en el gremio. Este cambio en los métodos de trabajo rebajó considerablemente los costes de los textiles, y arrancó ese proceso que llamamos revolución industrial.

Los ingenieros.

Los primeros teóricos de la organización de empresas fueron, no por casualidad, ingenieros.

Charles Babbage (quien por cierto diseñó una “máquina analítica”, precursora de los ordenadores) escribió en 1832 un importante libro en el que trasladaba a la factoría entre otros los principios de especialización del trabajo enunciados por Adam Smith en La Riqueza de las Naciones.

Al tiempo, Andrew Ure describía en un libro las terribles condiciones de vida de los niños en las fábricas británicas, aunque olvidando que esas condiciones, que nos siguen pareciendo terribles, eran mejores que las sufridas por sus antepasados en el campo. En ese libro abogaba, también, por la introducción de máquinas que sustituyeran el trabajo infantil.

Y por fin llegamos a Frederic Taylor (y Henry Gantt, y Frank y Gilliam Gilbreth), primer sacerdote de la eficiencia, que propugnó con gran éxito cómo un análisis cuidadoso de cada paso en la producción podía simultáneamente mejorar los resultados de la empresa y aumentar los ingresos del trabajador. Todo a través de la eficiencia.

La producción en cadena y la cadena de montaje.

La cadena de montaje de Henry Ford, gran aplicación práctica de la producción en cadena y de las partes intercambiables, logró hacer asequible el coche a familias de casi cualquier profesión. Al tiempo, sus obreros ganaban sensiblemente más que la media en la industria y él se hacía enormemente rico. De nuevo, esta industrialización llevó consigo un aumento de la productividad, de la eficiencia. Una enorme rebaja de los costes de producción de las industrias y, por tanto, el aumento de los ingresos de los trabajadores y la mejora en su nivel de vida.

En resumen, cada aumento en la productividad era el resultado de un cambio en los medios y formas de producción, que la hacían más eficiente. En tiempo de trabajador o en recursos materiales, no importa, porque siempre estamos hablando de costes.

Eficacia y eficiencia

Un error habitual es confundir eficacia y eficiencia. Eficacia supone lograr los fines perseguidos, y eficiencia supone lograrlos con un mínimo de recursos empleados. Una tentación habitual en toda organización es el buscar la eficacia por encima de todo, matar moscas a cañonazos. Dicho de otro modo, la tentación de asegurarse de que los fines se cumplen, pese a todo. Ese es, entre otros, el motivo por el cual los servicios públicos tienden a estar sobredotados.

La iniciativa privada no es más virtuosa o inherentemente mejor por centrarse más en la eficiencia, simplemente ocurre que en el mercado tienden a desaparecer aquellas organizaciones que NO son las más eficientes. Empresas y organizaciones poco flexibles, muy burocratizadas, con poca capacidad de reacción, o simplemente con estructuras excesivamente grandes… tienden a quebrar y desaparecer.

Eficiencia y dinámica

Sé que una de las concepciones más difíciles de manejar de la eficiencia es la eficiencia dinámica, por ser la más abstracta. En vez de imaginar una organización en un momento dado, como una fotografía, pensémosla a lo largo de un periodo de tiempo. La capacidad de crecer y encoger, engordar y adelgazar, acelerar y frenar… La capacidad, en definitiva, para adaptarse a necesidades y entorno cambiantes, es la que le dota de eficiencia dinámica. Paralelamente, en un mercado siempre habrá cierta eficiencia dinámica, sea por que los actores económicos se adaptan, sea porque los menos eficientes o adaptables desaparecen.

¿Por qué en nuestro país las empresas (los mercados) tardan tantísimo en adaptarse a una nueva situación? Pensemos por ejemplo, lo difícil y caro que es en nuestro país para una organización (empresa o no) reducir plantilla, aunque lo necesite para subsistir (Pescanovas aparte). Pensemos en todas las circunstancias que dificultan el crecimiento de una empresa.

El cliente es el rey… mientras pague

Una empresa es, en el fondo, una organización de personas diseñada para generar riqueza. Por ello, adaptarse a los deseos y necesidades del cliente es útil siempre… Siempre que el cliente pague por el trabajo que realizamos.

Un cliente moroso no es un cliente, es una fuente de pérdidas.

Un moroso que cambia de proveedor no es un cliente perdido, es una rentabilidad ganada.

Un cliente que exige más de nosotros, pero no está dispuesto a pagar más por ello, es una oportunidad de replantearnos si mantenerlo.

Todas estas consideraciones, evidentes en sí mismas, son tendentes a la búsqueda de la eficiencia también en el lado de las ventas.

El círculo virtuoso de la eficiencia.

La persecución eterna de la eficiencia en los costes es uno de los fundamentos del desarrollo económico, y por lo tanto del elevado nivel de vida que hoy disfrutamos. Llevandolo al extremo, podría incluso decir que sus pilares son la propiedad, la libertad… y la búsqueda de la eficiencia (Property, liberty and pursuit of efficiency).

 Y llego, por fin, a mi respuesta al mail que mencionaba al comienzo de este texto:

 “Efectivamente, la gestión empresarial incluye siempre y en todo lugar la gestión de costes y rentabilidad. La empresa que lo olvida, si quiera temporalmente, es la empresa que desaparece. Y nadie en mi organización quiere que esta desaparezca.”