Cuándo alguien te pregunta cómo te va o qué estás haciendo últimamente, lo que te apetece responder es que estás haciendo cosas extraordinarias, cosas de las que te sientes orgulloso porque de alguna manera ayudan a los demás a vivir mejor y que, además, estás disfrutando a tope de la vida. A nadie le gusta hablar de tareas rutinarias. Las rutinas no son nada cool.
Sin embargo, igual que en el fútbol una defensa ordenada y segura es la base para ganar un partido (aunque sean los goles lo que estamos deseando ver), las rutinas son la base de nuestra vida. Son mecanismos de apoyo que ideamos para simplificar la vida, de modo que podamos concentrarnos en aventuras mayores.
“Sé regular y ordenado en tu vida de modo que puedas ser violento y original en tu trabajo.” ~ Gustave Flaubert
Las rutinas son conjuntos de acciones que realizamos con cierta frecuencia, de una manera casi automática, sin apenas esfuerzo. Al convertir muchas de las cosas que tenemos que hacer en rutinas, establecemos hábitos que nos permiten liberar el cerebro, ya que son tareas en las que no tenemos que pensar demasiado para llevarlas a cabo. ¿Verdad que puedes estar pensando en cualquier otra cosa mientras te cepillas los dientes?
Las rutinas te ayudan, hacen que tu vida sea más fácil y que puedas vivir más relajado. Sería tremendamente agotador para tu cerebro enfrentarse de manera constante a cosas nuevas.
Otra cosa positiva de las rutinas es que se trata de cosas que sabes hacer muy bien (porque las haces a menudo). El mero hecho de hacerlas influye favorablemente en tu autoestima y te da confianza para afrontar otros problemas.
Todos hacemos multitud de tareas repetitivas al día, tanto en el trabajo con en la vida personal. Muchas veces, ni nos damos cuenta. Son casi transparentes para nosotros, y eso hace que no pensemos en ellas cuando queremos mejorar nuestra productividad personal.
Muchos percibimos las rutinas de manera similar a los costes fijos. Los costes fijos (hipoteca, luz, agua, internet…) están ahí todos los meses y poco podemos hacer. Si queremos ahorrar dinero, tenemos que recortar en los costes variables: hay que salir menos a comer fuera, ir menos al cine, comprar menos ropa, etc. Pero, ¿y si pudieras reducir simultáneamente la hipoteca un 5%, la factura de la luz un 10% y la de internet un 15%? Sería genial poder disponer de ese dinero para disfrutar de otras experiencias, ¿verdad?
Dado que un buen porcentaje de tu tiempo está cubierto con tareas repetitivas, no sería extraño que, aplicando pequeñas mejoras a algunas de ellas, haciéndolas más eficientes, pudieras lograr un gran salto productivo. Si ganas 10 minutos en algo que haces 5 días a la semana, ganas 50 minutos a la semana, que son más de 43 horas al año. Si logras pequeños beneficios de 2, 5 u 8 minutos en diferentes rutinas habituales, la ganancia total de tiempo puede ser muy importante. Tiempo que podrás utilizar haciendo lo que te apetezca.
El problema de las rutinas es que son muy difíciles de cambiar. Son hábitos que decidiste crear en un momento dado, siguiendo un determinado patrón y nunca te replanteas si están mal o si se pueden mejorar. Seguir una rutina ya implantada no cuesta ningún esfuerzo, pero modificarla sí. Implica prestar atención de nuevo a lo que estás haciendo, hasta que te hayas habituado de nuevo a ella.
Sin embargo, el tiempo que utilices en mejorar tus rutinas es tiempo bien invertido: producirá beneficios. Haz una lista de tus rutinas más habituales y examínalas con atención. ¿Qué haces? ¿Por qué lo haces? ¿Cómo podrías hacerlo mejor? ¿Podrías automatizar una parte del trabajo? ¿Podrías unir dos tareas en una? Cambiar los hábitos es duro, así que debes ir optimizándolas poco a poco, una a una. No vayas muy deprisa, pero no dejes de mejorar.
Sobre el Autor:
Francisco Sáez es el creador de FacileThings, una herramienta de productividad personal en la nube, y escribe habitualmente sobre productividad y GTD en este blog.
