El término procesamiento por lotes (batching) se empezó a utilizar en los años 50 para definir la forma en que habitualmente trabajaban las primeras super-computadoras. Cambiar el programa en una de estas grandes máquinas de computación era bastante costoso, así que se acumulaban todos los datos recogidos en una cola hasta que la computadora estuviera lista para procesarlos. Cuando eso sucedía, todos esos datos se procesaban a la vez.
Es algo parecido a lo que haces en casa cuando utilizas la lavadora de forma eficiente. Primero vas acumulando ropa sucia en un contenedor hasta que hay suficiente para llenar el tambor. Cuando eso sucede, lavas toda la ropa a la vez, minimizando el gasto de tiempo y energía.
El concepto de procesar por lotes se puede extender, en términos productivos, a muchas situaciones. La mayoría de las actividades requieren una cierta preparación, física o mental. A menudo, el coste de puesta en marcha de una actividad es relativamente alto, y más o menos fijo. Esto quiere decir que, una vez asumido, cuesta prácticamente lo mismo hacer una cosa que hacer cincuenta.
En términos de productividad personal, el procesamiento por lotes consiste en dedicar periodos de tiempo a realizar tareas similares o que requieren los mismos recursos, una detrás de otra.
Veamos un ejemplo sencillo con números. Supón que dedicas todos los días un tiempo para gestionar tus gastos. Para ello necesitas recopilar las facturas del día, encender tu ordenador, abrir un programa de gestión y acceder a la opción de introducir nuevos datos. Supongamos que esto te lleva 10 minutos. Si registrar cada factura te lleva un minuto y tienes una media de cuatro facturas por día, necesitarás 4 minutos más. En total, 14 minutos al día, 98 a la semana. ¿Qué pasaría si hicieras esto una vez a la semana, en vez de siete veces? Pues que necesitarías tan sólo 38 minutos (10 de puesta en marcha y 28 para registrar todos los gastos de la semana). Procesar tus facturas por lotes te ha ahorrado una hora de trabajo.
Este enfoque resulta ser la mejor solución para realizar las tareas rutinarias que más tiempo nos hacen perder, como leer el email, llamar por teléfono, chatear, acceder a las redes sociales, etc. Agrupando cada actividad en un bloque específico de tiempo cada día (o incluso, cada varios días) puede hacerte ganar muchísimo tiempo.
Las interrupciones son el gran enemigo del procesamiento por lotes. Existe un coste psicológico de adaptación para reanudar un trabajo que ha sido interrumpido. Se estima que recuperar completamente la concentración, tanto cuando eres interrumpido como cuando cambias de tipo de tarea, requiere unos quince minutos de media.
Es por eso que Getting Things Done (GTD es el sistema de productividad personal que siempre recomiendo) integra la técnica del procesamiento por lotes prácticamente en todas las etapas del flujo de trabajo, de una forma u otra:
::Para procesar las cosas recopiladas es necesaria una cierta concentración y un estado mental adecuado. Por eso se recomienda procesar todas las cosas de una vez, con la frecuencia necesaria. Procesar las cosas a medida que se recopilan es totalmente ineficiente, ya que se convierte en un foco de interrupciones. :
:Exactamente los mismo ocurre cuando organizas tus proyectos y tareas. Tienes que tener en mente tus objetivos y el conjunto de tus compromisos actuales para organizarlas de manera efectiva. Y para ello es mejor dedicar un tiempo específico.
:: También es recomendable revisar las tareas de seguido. La Revisión Semanal es un claro ejemplo de procesamiento por lotes. Un día a la semana dedicas un tiempo para revisar, actualizar y mantener al día toda tu organización.
:: Se utiliza el concepto de contexto para hacer a la vez (bueno, una detrás de otra) todas las tareas que necesitan los mismos recursos para su ejecución. Si, por ejemplo, tienes que salir a la calle a comprar algo, puedes aprovechar para hacer todos los recados pendientes… Y esta es la razón por la que debes reservar dos o tres momentos al día para procesar todos tus emails. Leer y responder cada email en el momento que llega está matando tu productividad.
Sobre el Autor:
Francisco Sáez es el creador de FacileThings, una herramienta de productividad personal en la nube, y escribe habitualmente sobre productividad y GTD en este blog
